Zeiterfassung

Papierkram bietet eine integrierte Zeiterfassung für die einfache Erfassung von Projektzeiten. Dabei hat man die Möglichkeit offene Zeiten direkt in eine Rechnung zu überführen und den Überblick von vereinbarten Budgets in Projekten zu behalten. Die Erfassung kann dabei einerseits klassisch manuell erfolgen, oder mit Hilfe des „Time-Trackers“ – einer komfortablen Stoppuhr.

Grundlagen der Zeiterfassung

Zeiten in Papierkram werden immer auf Projekte gebucht. Dabei gehört jede Zeit immer zu einer bestimmten Aufgabe und damit auch einer Leistung und einem Kostensatz. Dieser Kostensatz wird von Papierkram für die Ermittlung des Wertes der erfassten Zeiten verwendet.

Zum Beispiel kann man für ein Projekt zwei Aufgaben definieren wie „Design und Gestaltung“ (50€/h) und „Programmierung“ (75€/h) mit jeweils unterschiedlichen Stundensätzen. Erfasst Du nun z.B. 10 Stunden Programmierung, so errechnet Papierkram hierfür einen monetären Wert von € 750. Der Kostensatz lässt sich beim Bearbeiten der jeweiligen Aufgabe unter „Dienstleistung“ hinterlegen. Jede einzelne Zeitbuchung hat zudem eine Eigenschaft „Nicht abrechenbar“ – ist diese gesetzt, so wird die Zeit zwar erfasst, allerdings bei der Abrechnung nicht für die Berechnung des monetären Wertes berücksichtigt – der Kunde muss als hierfür nicht zahlen.

Für die Berechnung Interessant sind noch die Rundungsregeln, welche man in den Einstellungen der Papierkram-Instanz hinterlegen kann. Normalerweise möchte man nicht minutengenau die Zeiten abrechnen, sondern sagt z.B. je angefangene Viertelstunde. Dadurch erscheinen auf der Rechnung an den Kunden keine „krummen“ Zahlen und es wird ggf. vorhandenen „Rüstzeiten“ bei kleinen Tätigkeiten Rechnung getragen. Wenn die Regel auf „Aufrunden auf Viertelstunde“ gestellt ist werden z.B. aus tatsächlich erfassten 6 Minuten in der Abrechnung 15 Minuten.

Unter Einstellungen > Zeiterfassung kann eingestellt werden, wie das System erfasste Zeiten runden soll. Zur Auswahl stehen hier die Optionen "Minute", "fünf Minuten", "Viertelstunde", "halbe Stunde" und "Stunde". Außerdem kann der Rundungsmodus gewählt werden. Hier bietet das System die Optionen "Aufrunden", "Abrunden" und "mathematisch (auf und ab)" an.

Zudem kann hier ausgewählt werden, wie die erfassten Zeiten zu den verschiedenen Aufgaben in der Rechnung dargestellt werden. Man hat die Wahl, die Einträge auf der Rechnung nach Dienstleistungen oder nach Aufgaben zu gruppieren.

Zeiten manuell buchen

Um Zeiten manuell zu buchen kannst du einfach unter Zeiterfassung > Einzelbuchungen auf „Neue Zeiterfassung“ klicken und hier das passende Projekt + Aufgabe auswählen auf welche gebucht werden soll. Alternativ kann man auch den Time Tracker wie nachfolgend beschrieben verwenden. Dieser erlaubt auch eine manuelle Eingabe ohne die Nutzung der integrierten Stoppuhr.

Zeiten mit dem TimeTracker buchen

Der TimeTracker ist über den Webbrowser direkt in deiner Papierkram-Instanz nutzbar. Du findest ihn ganz rechts oben neben der Hauptnavigation – „0 m“ zeigt dabei die aktuelle Zeit der Stoppuhr an. Wenn Du auf „0 m“ klickst erscheint der TimeTracker und erlaubt dir die Erfassung von Zeiten. 

Um neue Zeiten zu erfassen bzw. die Stoppuhr zu nutzen muss immer ein Projekt und eine Aufgabe hinterlegt sein. Tippe hierzu in das Feld „Kunde/Projekt“ die ersten Buchstaben vom Kunden bzw. Projektnamen ein – Papierkram zeigt dir direkt eine Liste der passenden Einträge aus denen du auswählen kannst. In dem Feld Aufgabe verfährst du gleichermaßen – Papierkram schlägt dir die passenden Einträge vor. Die Aufgabe bei Papierkram ist – wie oben beschrieben – ähnlich von der Bedeutung wie die Leistung. Du solltest hier also normalerweise keine detaillierte Beschreibung hinterlegen, sondern lieber die grobe Tätigkeit. Tippst Du eine Aufgabe ein die noch nicht existiert, so kannst du diese direkt anlegen. Als Dienstleistung für den Kostensatz wird dann die für das Projekt bzw. deine Instanz definierte Standardleistung verwendet.

Sobald diese beiden Felder ausgefüllt sind kannst du entweder die Stoppuhr starten oder manuell eine Zeit eintragen.

Um die Stoppuhr zu nutzen klicke auf den grünen „Play“ Knopf und die Zeit beginnt an zu laufen. Du siehst dieses daran, dass der Knopf sich zu einem roten Pause-Knopf ändert. Zudem pulsiert oben rechts die „0 m“ bzw. Zeitanzeige. Du kannst nun einfach dem TimeTracker mit einem Klick auf die Zeit schließen – die Zeit läuft auch im Hintergrund weiter.

Sobald du die Aufgabe abgeschlossen hast ergänzt Du am Besten noch einen Kommentar – dieser wird der jeweiligen Zeit hinterlegt und sollte eine detaillierte Beschreibung der Tätigkeit enthalten. Damit kannst du bzw. dein Kunde jederzeit nachvollziehen, was in dem erfassten Zeitraum genau gemacht wurde, also z.B. „Entwicklung Logo, Telefonat und Abstimmung mit Kunden“. Abschließend klickst Du auf „Abrechnen“ unten links – die Zeit wird dann auf dem Projekt gebucht und der TimeTracker kehrt wieder auf den Ursprungszustand zurück um eine neue Aufgabe zu erfassen. Soll die Zeit zwar erfasst, aber nicht kostenpflichtig auf der Abrechnung gegenüber dem Kunden erscheinen, so kannst du „Nicht abrechnen“ drücken.

Während die Zeiterfassung läuft kannst du diese jederzeit mit der Pause-Taste anhalten und wieder fortsetzen. Für längere Pausen empfiehlt es sich die Zeit zu buchen und nach der Pause eine neue Zeiterfassung zu starten. Die letzten erfassten Zeiten findest Du übrigens rechts unter „Frühere Einträge“ – klickst du auf einen solchen Eintrag übernimmt Papierkram direkt das entsprechende Projekt und die Aufgabe für eine neue Zeiterfassung. Dieses ist besonders dann praktisch, wenn du längere Zeit für ein Projekt arbeitest.

Zeiten auswerten und verwalten

Nachdem Zeiten auf Projekte gebucht wurden, lassen sich diese mit Hilfe verschiedener Ansichten auswerten. Die angezeigten Zeiten sind immer die realen, nicht gerundeten Zeiten.

Eine schnelle Übersicht der in der aktuellen Woche erfassten Zeiten findest du direkt auf der Startseite / dem Dashbord. Hier siehst du, wieviele erfasste Stunden es in den letzten Tagen und der gesamten Woche gab. Die Darstellung basiert auf einem 8 Stunden Tag sowie 40 Stunden pro Woche als Richtwert. 

Die Wochenübersicht enthält dabei eine Übersicht der an jedem Wochentag erfassten Zeiten je Kunde. Dabei kann man zudem mit Hilfe der „Drill-Down“ Funktion und einem Klick auf den Kundennamen links eingesehen werden, welche Projekte und welche Aufgaben eines Kunden sich hinter den erfassten Zeiten genau verbergen. Mit dem Wochenfilter oben rechts kann sich diese Ansicht für jede beliebige Woche angezeigt werden. Die meisten summierten Zeiten sind zudem ebenfalls klickbar und führen auf die entsprechende Einzelbuchungsansicht – so kann man einfach nachschlagen, welche einzelnen Zeiten sich hinter einer Summe verbergen.

Die Einzelbuchungsansicht zeigt jede Zeitbuchung einzeln an und kann ebenfalls zum nachträglichen Bearbeiten einer Buchung verwendet werden. Mit Hilfe der Filter lassen diese sich nach Tag, Kunde und Projekt, Abrechnungsstatus und ggf. Mitarbeiter anzeigen. In der rechten Spalte sieht man den Abrechnungsstatus einer jeden Zeit – wurde die Zeit bereits mit einer gestellten Rechnung abgerechnet so gelangt man mit einem Klick auf das entsprechende Icon zu der jeweiligen Rechnung.

Für Nutzer der TEAM bzw. BUSINESS Version von Papierkram steht zudem eine Mitarbeiterübersicht zur Verfügung. In dieser sieht man die erfassten Zeiten je Mitarbeiter und Projekt aufgeschlüsselt. Zudem lassen sich auch die anderen beiden Ansichten auf einen einzelnen Mitarbeiter filtern.

Desktop TimeTracker App

Neben dem webbasierten TimeTracker bieten wir in den PRO Paketen ebenfalls eine Desktop-Version an mit welcher du direkt von deinem Windows / Mac die entsprechenden Zeiten erfassen kannst. Diese Version sowie die passenden Zugangsdaten findest du unter Einstellung > App sofern in deinem Paket verfügbar. Das Aussehen und die Funktion ist dabei identisch mit der Variante im Web (siehe oben). 

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