Zahlungsbedingungen¶

Unter Einstellungen > Zahlungsbedingungen können verschiedene Zahlungsfristen, Skontohöhe- und Fristen und die Mahnfristen für die einzelnen Mahnstufen angegeben werden.

Aus diesen Fristen kann bei der Rechnungserstellung über ein Auswahlfeld unter "Zahlungsfrist" gewählt werden. Mit einem Klick auf "+ Neue Zahlungsbedingung" wird ein neuer Eintrag angelegt.

Drei verschiedene Zahlungsbedingungen¶

Prinzipiell lassen sich drei verschiedene Zahlungsbedingungen unterscheiden:

• Die Rechnung wurde bereits bezahlt und es ist keine Zahlung mehr erforderlich (Vorkasse)
• Die Rechnung muss innerhalb der angegebenen Frist bezahlt werden
• Die Rechnung muss innerhalb der angegeben Frist bezahlt werden und bei Zahlung innerhalb einer kürzeren Frist wird Skonto in Höhe von x % gewährt

Bereits bezahlte Rechnung¶

Wählt man bei „Zahlung ausstehend“ > „nein“ aus, dann verschwinden alle weiteren Felder, nur das Feld für den Vorlagentext, also der Text, der in die Rechnung ins Feld „Zahlungsaufforderung“ übernommen wird, ist noch bearbeitbar.

Der vordefinierte Satz „die Rechnung wurde bereits bezahlt“ wird nach einem Klick auf den Link "Vorlagentext generieren" in das Feld des Vorlagentextes eingefügt. Der Standardtext kann entfernt und der vordefinierte Text für eine bereits bezahlte Rechnung übernommen werden, der Text ist aber auch beliebig änderbar.

Anschließend besteht die Möglichkeit, einen Titel für die Zahlungsbedingung anzugeben, um sie später bei der Rechnungsstellung auswählen zu können. Wird kein Titel angegeben, wird automatisch ein Titel aus den jeweiligen Einstellungen generiert.

Schließlich kann die Zahlungsbedingung als Standard festgelegt werden, so dass sie bei jeder Rechnungserstellung vorausgewählt wird.

Rechnung mit ausstehender Zahlung¶

Wird eine Zahlung zur Rechnung erwartet, wählt man bei „Zahlung ausstehend“ entsprechend „ja“ aus. Anschließend gibt man die Zahlungsfrist an, innerhalb der die Rechnung bezahlt werden soll, indem man eine Zahl einträgt und aus den Einheiten „Tage“, „Arbeitstage“, „Wochen“ und „Monate“ auswählt.

Man erhält dann eine Frist von beispielsweise „30 Tagen“. Im Vorlagentext ist der Satz „bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb der nächsten {{rechnung.zahlungsfrist}} auf das unten genannte Konto“ voreingestellt. Beim Erstellen einer Rechnung wird der Platzhalter {{rechnung.zahlungsfrist}} mit der eingestellten Zahlungsfrist ersetzt.

Auch hier gibt man anschließend einen Titel an, unter dem die Zahlungsbedingung bei der Rechnungserstellung auswählbar ist und legt anschließend fest, ob diese Zahlungsbedingung als Standard festgelegt werden soll.

Rechnung mit ausstehender Zahlung und Skonto¶

Möchte man seinem Kunden Skonto gewähren, wenn die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist bezahlt wurde, aktiviert man die Schaltfläche „Skonto“ für die Zahlungsbedingung.

Es werden Felder eingeblendet, in die zum einen der Skontowert in Prozent und zum anderen die Skontofrist in Tagen, Arbeitstagen, Wochen oder Monaten eingegeben werden kann.

Füllt man diese Felder aus, wird der Vorlagentext um die Skontobedingungen erweitert. Ein passender Vorlagentext für die eingestellte Zahlungsbedingung kann über einen Klick auf „Zahlungsbedingung generieren“ automatisch erstellt werden. Der Text wird in das Formular eingetragen und man kann nun den bereits vorhandenen Text löschen und den generierten Text gegebenenfalls anpassen.

Wie bei den anderen Zahlungsbedingungen auch, kann nun ein Titel vergeben werden, oder der Titel wird bei Speichern automatisch generiert und die Zahlungsbedingung kann als Standard definiert werden.

Standard-Zahlungsbedingung¶

Jede Zahlungsbedingung kann als Standard festgelegt werden, indem man in der Spalte "Standard" für die Zeile mit der gewünschten Zahlungsbedingung einen Haken durch klicken setzt.

Die Standard-Zahlungsbedingung wird bei jeder Rechnung, die erstellt wird, vorausgewählt. Ist bereits eine Zahlungsbedingung als Standard festgelegt worden und eine neue Zahlungsbedingung wird danach als Standard definiert, überschreibt die neue Standard-Zahlungsbedingung die bisherige.

Kundenspezifische Zahlungsbedingung¶

Es kann für jeden Kunden eine kundenspezifische Zahlungsbedingung definiert werden. Beim Kunden kann diese im Tab „Rechnungsstellung“ angegeben werden. Beim Erstellen einer Rechnung wird die globale Standard-Zahlungsbedingung vorausgewählt. Wird dann ein Kunde mit spezifischer Zahlungsbedingung in der Rechnung ausgewählt, wird die Standard-Zahlungsbedingung überschrieben.

Mahnstufen¶

Für jede Mahnstufe kann eine eigene Frist im Tagen angegeben werden. Werden die Mahnstufen nicht individuell konfiguriert, betragen die Standardfristen 30 Tage für die erste Mahnstufe, 14 Tage für die zweite Mahnstufe und 10 Tage für die dritte Mahnstufe.