XRechnungen erstellen¶
Papierkram unterstützt die Erstellung von EN 16931-kompatiblen Rechnungen (E-Rechnung "ZUGFeRD 2.3"). Hierbei handelt es sich um ein PDF-Format, in das eine speziell formatierte Datei eingebettet wird, die relevante Rechnungsdaten (Käufer, Verkäufer, Rechnungsposten, Steuersätze, etc.) in maschinenauswertbarer Form enthält.
Das PDF-Format ist ab dem 27. November 2020 für alle Rechnungen an Bundesbehörden in Deutschland verpflichtend und wird zunehmend auch von anderen Unternehmen verlangt.
Korrekte Rechnungen für Bundesbehörden erstellen
Um Behörden-kompatible XRechnungen zu generieren, müssen folgende Informationen vorhanden sein: Umsatzsteuer-ID, die Telefonnummer des Unternehmens und die sog. Leitweg-ID.
Das Rechnungsformat kann unter Einstellungen > Dokumentvorlagen im Tab E-Rechnung eingestellt werden. Hier kann ausgewählt werden, ob das klassische PDF-Format oder das Format "PDF/A und E-Rechnung" verwendet werden soll. Auf dieser Seite werden auch noch einmal die wichtigsten Informationen zusammengefasst.
Zusätzliche Felder in Rechnung¶
Wenn das Format "PDF/A und E-Rechnung" ausgewählt ist, stehen in einer Rechnung unterhalb der Positionstabelle im Tab "XRechnung" weitere Felder zur Verfügung, die befüllt werden können. Die "Leitweg-ID" wird bei einer XRechnung an Behörden üblicherweise immer gefordert, dieses Feld sollte also befüllt werden, wenn die XRechnung den Vorgaben entsprechen soll.
Die anderen Felder sind optional. Ob sie befüllt werden müssen und welche Werte angegeben werden müssen, kann beim Auftraggeber erfragt werden.
XRechnung-XML¶
In manchen Fällen wird verlangt, dass keine PDF-Datei mit angehängter XML-Datei abgegeben wird, sondern dass die Rechnung direkt als XML-Datei abgegeben wird. In einem solchen Fall kann in der Rechnung über den Button "mehr" direkt die XML-Datei heruntergeladen werden.
