Wiederkehrende Rechnungen und Belege

Mit Papierkram lassen sich Rechnungen und Belege automatisiert in definierten Intervallen erstellen.

Unter Stammdaten > wiederkehrende Dokumente findet sich eine Übersicht über alle Dokumente, die von Papierkram automatisch erzeugt wurden. Hier können auch neue wiederkehrende Dokumente erstellt werden.

wiederkehrende Dokumente nur für zukünftige Daten

Wiederkehrende Dokumente können nicht für Zeitpunkte in der Vergangenheit erstellt werden. Wenn also die Wiederkehrungsregel für eine Rechnung oder für einen Beleg schon seit einem Jahr greifen soll und monatlich Dokumente erstellt werden sollten, dann müssen die Dokumente, deren Datum in der Vergangenheit liegt, manuell erstellt werden. Alle zukünftigen Dokumente können dann von Papierkram über die Wiederkehrungsregel erstellt werden.

Übersicht über alle wiederkehrenden Dokumente

Die Übersicht über alle angelegten wiederkehrenden Dokumente

Die Tabelle listet alle aktiven und inaktiven Rechnungen und Belege auf. Aktive und inaktive wiederkehrende Dokumente sind mit einem grünen bzw. roten Punkt in der Spalte "Aktiv" gekennzeichnet.

Weitere Informationen finden sich in den Spalten "Kontakt" (der Rechnungsempfänger), "Betreff" (Betreff der Rechnung), "Betrag" (der Rechnungsbetrag), "Intervall" (das Intervall, in dem die Rechnung automatisch erstellt wird), "Zeitraum" (das Start- bzw. Enddatum der Wiederkehrung) und "nächstes Datum" (das Datum, zu dem das nächste Dokument erstellt wird).

In der Spalte "erzeugte Dokumente" findet sich ein Link zu allen Dokumenten, die aus dieser Vorlage erstellt wurden.

Die Liste der wiederkehrenden Dokumente kann, wie alle Listenansichten in Papierkram durchsucht und gefiltert werden. Filteroptionen bestehen für "Zustand" (aktiv oder archiviert), "Vorlagentyp" (Rechnung oder Beleg), "Intervall" (Tag, Woche, Monat, Jahr) und "Status" (aktiv oder inaktiv).

Die angezeigte Liste, gefiltert oder ungefiltert, kann außerdem als CSV-Datei exportiert werden.

Bearbeiten, archivieren, aktivieren, deaktivieren, löschen

Wird eine Zeile über die Checkboxen in der ganz linken Spalte ausgewählt, aktivieren sich die Buttons über der Dokumentenliste. Über diese Buttons können die ausgewählten Dokumente gelöscht, archiviert, aktiviert und deaktiviert werden. Ein Dokument kann nur archiviert werden, wenn es vorher deaktiviert wurde.

Dieselben Funktionen werden auswählbar, wenn man mit der Maus über die gewünschte Zeile fährt und mit einem Klick auf den dann erscheinenden Pfeil am Anfang der Zeile das Kontextmenü öffnet. An dieser Stelle findet sich noch die Option "bearbeiten". Ein Klick darauf führt in dieselbe Ansicht, die geöffnet wird, wenn man direkt auf die Zeile klickt. Dort kann das Dokument und die Wiederkehrungsregel bearbeitet werden.

Das Kontextmenü, um wiederkehrende Belege zu bearbeiten

Dokument bearbeiten

Das Dokument kann nur bearbeitet werden, wenn als Vorlage ein Entwurf gewählt wurde. Wurde als Vorlage ein abgeschlossenenes Dokument verwendet, kann dieses nicht mehr geändert werden. In einem solchen Fall muss, soll das Dokument zukünftig in geänderter Form (bspw. geänderte Positionen oder Preise) erstellt werden, muss die bisherige Wiederkehrung deaktiviert und ein neues Dokument wiederkehrend gemacht werden.

Ein wiederkehrendes Dokument erstellen

Nach einem Klick auf den Button "Erstellen" kann ausgewählt werden, ob eine wiederkehrende Rechnung oder ein wiederkehrender Beleg erstellt werden soll.

Wiederkehrende Rechnung

Wählt man an dieser Stelle aus, dass eine wiederkehrende Rechnung erstellt werden soll, wechselt man zunächst in die normale Ansicht, in der Rechnungen angelegt werden. Nach dem Speichern der Rechnung erscheint dann über der angelegten Rechnung ein Feld, in dem die Wiederkehrungsregel eingestellt, aktiviert und deaktiviert werden kann. Das Vorgehen ist im Kapitel "Rechnungen" genauer beschrieben.

Wiederkehrender Beleg

Wird ein neuer wiederkehrender Beleg über den Button "Erstellen" angelegt, erscheint ein Hinweis, dass zunächst der Beleg angelegt und nach dem Anlegen des Belegs die Wiederkehrung über "mehr" > "wiederkehrend machen" eingestellt werden muss.

Das Kontextmenü, um wiederkehrende Belege zu bearbeiten

Nach einem Klick auf den Button "zu den Belegen" wird man zur Belegliste geleitet, in der über den Button "neuer Beleg" ein entsprechender Beleg angelegt werden kann. Genauere Hinweise zu diesem Vorgehen finden sich im Kapitel "Belege".

Die Regel zur wiederkehrenden Erstellung von Dokumenten bearbeiten

Klickt man in eine Zeile in der Liste der angezeigten Dokumente, kann die Regel hinsichtlich des Erstellungsintervalls geändert und die Wiederkehrung aktiviert und deaktiviert werden.

Die Einstellungen zu einem wiederkehrenden Dokument ändern

Mit an und aus wird die Erstellung des Dokuments aktiviert und deaktiviert. Außerdem kann das Intervall und das Start- und Enddatum angegeben werden. Das Enddatum ist optional. Wird kein Enddatum angegeben, werden zukünftige Dokumente so lange gemäß der Intervalleinstellung erstellt, bis die Wiederkehrung manuell deaktiviert wird.

Die Regeln zur Wiederkehrung ändern

Änderungen am Startdatum und am Intervall sind nur so lange möglich, bis noch kein Dokument aus der Vorlage erzeugt wurde. Nach der Erzeugung des ersten Dokuments muss, sollte eine Änderung hinsichtlich Intervall oder Startdatum gewünscht sein, das bisherige Dokument deaktiviert und ein neues wiederkehrendes Dokumente angelegt werden

Wiederkehrende Dokumente abschließen

Wurde ein wiederkehrendes Dokument erstellt, wird es nicht automatisch vom System abgeschlossen. Ein automatisch erzeugtes Dokument verbleibt immer im Entwurfsstatus und muss manuell abgeschlossen werden.

Sind wiederkehrende Dokumente vorhanden, die abgeschlossen werden können, wird der Nutzer direkt nach dem Login über eine Systemnachricht in einer Infoleiste am oberen Rand des Browserfensters in jeder Ansicht von Papierkram darauf hingewiesen. Mit einem Klick auf den darin verlinkten Text wechselt man in eine Ansicht, in der die Dokumente aufgelistet werden, die abschließbar sind.

Systemnachricht, wenn wiederkehrende Dokumente abgeschlossen werden können

Diese Meldung kann weggeklickt werden und ist dann bis zum nächsten automatisch erstellten Dokument nicht mehr sichtbar. Unter "Stammdaten" > "wiederkehrende Rechnungen" ist dieselbe Meldung überhalb der Dokumentenliste immer sichtbar, bis die Dokumente abgeschlossen sind.