Rechnungen

Eine zentrale Funktion einer Buchhaltung ist, Rechnungen zu erstellen. Hier zeigen wir die verschiedenen Möglichkeiten, wie in Papierkram eine Rechnung geschrieben und versendet werden kann.

Rechnungserstellung

Es gibt bei Papierkram mehrere Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen. Hier werden die verschiedenen Wege beschrieben. Egal, welcher Weg gewählt wird, bevor eine Rechnung erstellt wird, wird immer ein Rechnungsentwurf angelegt. Ein Rechnungsentwurf unterscheidet sich von einer fertigen Rechnung dadurch, dass er bearbeitet oder gelöscht werden kann.

Achtung

Grundsätzlich gilt: Ist eine Rechnung abgeschlossen, kann sie nicht mehr geändert oder gelöscht,sondern nur noch storniert werden. Dies erfordert die Gesetzbgebung. Um eine nachträgliche Änderung vorzunehmen kannst Du unsere Funktion "Nachträglich bearbeiten" nutzen, welche automatisch eine Stornierung der bisherigen Rechungsversion durchführt.

Pflicht- und optionale Felder einer Rechnung

Bei einer Rechnungstellung sind, egal ob man eine Rechnung aus einem Angebot, aus Zeiten oder manuell eine "leere" Rechnung erstellt, verschiedene Felder editierbar. Diese werden hier vorab behandelt und vorgestellt.

Der Betreff ist ein Feld, das ausgefüllt werden kann, aber nicht muss. Hier können Texte oder Kennungen frei eingegeben werden. Unter der Rechnungssnummer steht zunächst nur "Entwurf", eine Rechnungssnummer wird erst vergeben, wenn die Rechnung abgeschlossen wird.

Solange die Rechnung den Status "Entwurf" hat, kann sie beliebig verändert und bearbeitet werden. Nach dem Abschluss ist dies nicht mehr möglich.

Die Kundenummer wird automatisch eingetragen und das Datum und der Leistungszeitraum können frei gewählt werden. Der Grußtext ist ein frei editierbarer Text, der mit einem Klick auf den Bereich geändert und für die jeweilige Rechnung individualisiert werden kann. Der voreingestellte Text findet sich unter Einstellungen -> Dokumentvorlagen und kann hier angepasst werden.

In den Freitexten können Platzhalter verwendet werden. Durch die Eingabe von zwei geschweiften Klammern erscheint eine Auswahl an möglichen Platzhaltern. Eine Liste mit allen verfügbaren Platzhaltern findet sich im Anhang.

Eine Rechnung kann einem Projekt zugeordnet werden. Wird eine Rechnung aus einem Projekt heraus erstellt, ist das Feld "Projekt" bereits ausgefüllt,kann jedoch weiterhin geändert werden.

Unter "Vorlage" kann zwischen den verschiedenen Rechnungsvorlagen gewählt werden, die unter Einstellungen -> Dokumentvorlagen angelegt und bearbeitet werden können.

Mit dem Feld "Zahlungsfrist" wird die Zahlungsfrist ausgewählt, die nach dem Abschließen im Freitextfeld der Rechnung eingetragen wird. Die auswählbaren Werte können unter Einstellungen > Zahlungsbedingungen angelegt werden, man hat jedoch auch die Möglichkeit, diese mit der Option "Benutzerdefiniert" individuell für dieses Dokument festzulegen.

"Leere" Rechnung

Wenn eine Rechnung nicht aus einem Angebot oder aus abgerechneten Zeiten erstellt werden soll, klickt man einfach unter Einnahmen bzw. "+" auf "Rechnungen". Man sieht nun eine Liste aller bisher erstellten Rechnungen und Rechnungsentwürfe. Oberhalb dieser Liste befindet sich ein Button "+ Neue Rechnung". Nach einem Klick auf diesen Button wird ein neuer Rechnungsentwurf erstellt.

Befindet sich die Maus über dem "+" in der Hauptnavigation, kann auch direkt durch einen Klick auf das "+" rechts neben dem Punkt "Rechnungen" ein neues Rechnungsdokument angelegt werden.

Dieser Rechnungsentwurf ist zunächst völlig leer. Es ist noch kein Adressat angegeben und die Rechnung enthält noch keine Positionen.

Um eine Rechnung schreiben zu können, muss zunächst ein Kunde vorhanden sein, an den die Rechnung gerichtet ist, sonst erscheint beim Versuch, das Dokument zu speichern, eine Fehlermeldung. Ist der Kunde bereits in Papierkram erfasst, kann er hier mit einem Klick auf das Feld "+ Neuer Kunde" gesucht und eingetragen werden. Ist der Kunde noch nicht in die Kundendatenbank eingetragen, kann er mit den darunterliegenden Felder erfasst werden. Dabei werden nicht nur die Daten des Adressaten der Rechnung erfasst, sondern der Kunde wird auch als neuer Eintrag in der Kundendatenbank hinterlegt, bekommt eine Kundennummer und kann dort später vervollständigt und weiter bearbeitet werden.

Nachdem ein Kunden ausgewählt bzw. eingetragen wurde, stehen verschiedene Felder zur Verfügung, in denen Informationen eingeben werden können.

Die Positionen können entweder durch die unter Einstellungen > Waren und Dienstleistungen hinterlegten Einträge erstellt werden, hierzu tippt man einfach die Anfangsbuchstaben des jeweilige Produkts oder der Dienstleistung ein, oder die Einträge können frei eingetragen werden, ohne die voreingestellten Werte zu nutzen.

Mit einem Klick auf das Dokumentensymbol rechts neben dem Textfeld kann eine lange Beschreibung hinzugefügt werden. Auch diese speist sich aus den Inhalten, die bei den Waren und Dienstleistungen eingetragen sind, kann aber auch hier bearbeitet oder ganz neu erstellt werden. Übernimmt man voreingestellte Werte in den Positionen, werden die Einträge für Einheit, Steuersatz und Preis übernommen, aber auch diese Einträge können an dieser Stelle editiert werden, ohne dass dies Auswirkungen auf die Eintragungen in den Waren und Dienstleistungen hat.

Es können aber auch alle Inhalte für jede Position ganz individuell nur für diese Rechnung eingegeben werden. Durch einen Klick auf "Neue Position" kann die Rechnung durch beliebig viele Positionen erweitert werden.

Der Netto- und Gesamtpreis sowie die MwSt. wird automatisch aus den eingegebenen Positionen errechnet.

Das Feld "Dank oder Kommentar" wiederum ist frei editierbar bzw. kann in den Dokumentvorlagen mit einem Standardtext versehen werden. Das Feld "Notizen" ist für interne Kommentare oder Notizen gedacht. Die Inhalte sind auf der abgeschlossenen Rechnung nicht zu sehen.

Mit einem Klick auf "Rechnung speichern" wird der Entwurf gespeichert. Ein Rechnungsentwurf kann später noch bearbeitet werden, erst nach dem Abschließen der Rechnung durch einen Klick auf den Button "abschließen" erhält eine Rechnung die nächste freie Rechnungsnummer und ein PDF-Dokument der Rechnung wird erstellt. Ab diesem Moment sind keine Änderungen am Dokument mehr möglich.

Rechnung aus Angebot

Nachdem ein Angebot erstellt wurde, kannst das Angebot mit einem Klick in einen Rechnungsentwurf umgewandelt werden. Dazu markiert man das Angebot als "angenommen", indem man auf den entsprechenden Button im Seitenkopf klickt, und erstellt dann mit Hilfe des Buttons "Rechnung erstellen" einen Rechnungsentwurf.

Alle Positionen, die in das Angebot eingefügt wurden, werden automatisch in die Rechnung übernommen. Nach einem Klick auf "Rechnung speichern" wird ein Rechnungsentwurf erstellt, der beliebig weiter bearbeitet werden kann, indem man auf "bearbeiten" klickt. Einem Rechnungsentwurf, der aus einem Angebot erstellt wurde, können also beliebig viele weitere Positionen hinzugefügt werden oder es können Positionen entfernt werden.

In diesem Stadium können noch alle Informationen, die die Rechnung beinhaltet, geändert werden. Mit einem Klick auf "Rechnung speichern" werden die geänderten Werte in den Rechnungsentwurf übernommen.

Rechnung aus Zeiten

Wenn die Zeiterfassung genutzt wird, kann eine Rechnung direkt aus den Zeiten, die in einem Projekt erfasst wurden, gestellt werden. Dazu wählt man unter "Stammdaten" (Ordnersymbol) "Projekte" und danach aus der Liste der angelegten Projekte das gewünschte Projekt aus.

Unter "Aufgaben" wird aufgelistet, welche Zeiten für welche Aufgaben aufgewendet wurden.

Nach einem Klick auf den Button "neu anlegen" werden verschiedene Optionen angezeigt. Um eine Rechnung aus Zeiten zu erstellen, wählt man hier "neue Rechnung aus Zeiten". Auf dem folgenden Screen werden dann die bisher im Projekt erfassten Zeiten angezeigt.

Eine Rechnung aus Zeiten erstellen

Mit der Checkbox links neben der jeweiligen Aufgabe wird der Zeiteintrag markiert, der abgerechnet werden soll. Klickst man in die Checkbox neben "Aufgabe", werden automatisch alle Einträge markiert.

Nach einem Klick auf "In Rechnung überführen" wird eine Rechnung erstellt, in der automatisch der Kunde als Adressat eingetragen, der Betreff mit dem Namen des Projekts befüllt, der Leitungszeitraum mit dem Zeitraum, in dem die Zeiten erfasst wurden, angegeben und die entsprechende Dienstleitung als Rechnungsposition eingetragen wird. Die Aufgaben werden in der Beschreibung aufgeführt und die gerundeten Zeiten werden addiert unter Anzahl eingetragen. Unter Einstellungen -> Zeiterfassung kann eingestellt werden, wie erfasste Zeiten gerundet werden sollen.

Tipp

Auf diesem Weg lassen sich auch an ein Projekt weiterberechnete Belegpositionen (Checkbox "weiterberechnen" unter der jeweiligen Belegposition) in eine Rechnung überführen.

Ein Rechnungsentwurf, der aus erfassten Zeiten erstellt wurde

unter Einstellungen -> Zeiterfassung kann außerdem eingestellt werden, wie die Zeiten abgerechnet werden sollen. Das Beispiel oben zeigt die Einstellung "Einträge gruppieren nach Dienstleistung". Wählt man an dieser Stelle "Einträge gruppieren nach Aufgabe", so werden die einzelnen Aufgaben als separate Rechnungspositionen aufgeführt.

Ein Rechnungsentwurf, der aus erfassten Zeiten erstellt und nach Aufgaben gruppiert wurde

In jedem Fall werden die einzelnen Aufgaben nach dem Abschließen der Rechnung als Anhang zum Dokument aufgeführt. Ist in der Rechnungsvorlage unter Einstellungen -> Dokumentvorlagen die Checkbox "Zeiteinträge" aktiviert, werden die Zeiten im PDF als Anhang auf einer separaten Seite aufgeführt.

Rechnung abschließen

Solange die Rechnung den Status "Entwurf" hat, kann sie beliebig weiter verändert werden. Es wird noch keine Rechnungsnummer vergeben.

Erst nach einem Klick auf "Abschließen" wird die Rechnung endgültig erstellt und es wird eine Rechnungsnummer vergeben. Danach kann das Dokument nicht mehr verändert werden. Eine abgeschlossene Rechnung kann nicht mehr bearbeitet, geändert oder gelöscht, sondern nur noch storniert werden.

Unmittelbar nach dem Klick auf "Abschließen" wird eine Auswahlmöglichkeit angezeigt, ob die Rechnung direkt aus Papierkram heraus oder selbst über einen externen Mailclient verschicken werden soll. Wählt man "Per E-Mail", wird die E-Mailadresse des Kunden, ein Standardbetreff und ein Standardtext eingetragen. Betreff und Text der E-Mail können vor dem Absenden beliebig editiert werden.

Rechnung abschließen und auswählen, wie eine Rechnung versendet werden soll

Wählt man "selbst verschicken", kann das PDF entweder per E-Mail Anhang oder natürlich ausgedruckt und als Brief verschickt werden. In beiden Fällen wird eine Rechnungsnummer vergeben und die Rechnung wird als "unbezahlt" markiert. Wird die erstellte Rechnung geöffnet, sieht man links oben über der Anschrift deren Status. Nach dem Abschließen ist dieser "unbezahlt". Dazu wird an dieser Stelle angezeigt, wann und wie die Rechnung verschickt wurde (Download oder per E-Mail aus Papierkram) und wann die Rechnung fällig ist.

Rechnung nachträglich ändern

Eine erstellte Rechnung kann und darf nicht mehr verändert werden. Wurden Fehler in einer Rechnung gemacht, bleibt nur die Möglichkeit, die Rechnung zu stornieren und eine neue Rechnung zu erstellen. Bei der Stornierung einer Rechnung wird automatisch auch der Zahlungseingang storniert, sollte die Rechnung bereits als bezahlt markiert worden sein.

Auch wenn der Weg über mehr -> nachträglich bearbeiten gewählt wird, wird die Rechnung storniert und eine neue Rechnung erstellt. Eine Rechnung kann nicht korrigiert werden und dieselbe Rechnungsnummer behalten.

Zahlungseingang verbuchen

Ist eine Rechnung abgeschlossen, wird sie als "unbezahlt" markiert. In der Liste der Rechnungen und im Dokument selbst wird der Status vermerkt und auch farblich gekennzeichnet. Zudem wird vermerkt, wann die Rechnung verschickt wurde und an welchem Datum das Zahlungsziel erreicht ist.

Den Zahlungseingang einer Rechnung verbuchen

Ist der Rechnungsbetrag eingegangen, muss der Zahlungseingang verbucht werden. Dazu kann der Button "Zahlung erfassen" verwendet werden. Nach einem Klick öffnet sich ein Fenster, in dem das Datum der Zahlung und der Betrag angegeben werden kann. Ist der Zahlungseingang vollständig verbucht, wird die Rechnung als bezahlt markiert und der Status entsprechend in den Listen und im Dokument angegeben. Wird hier ein geringerer Betrag eingegeben, wird die Rechnung als "teilweise bezahlt" markiert.

Alternativ kann man sich über "Einnahmen" bzw. "+" und "Zahlungseingang" eine Liste aller unbezahlten Rechnungen anzeigen lassen. Hier können die Rechnungen ebenfalls gebucht werden, es besteht an dieser Stelle auch die Möglichkeit, mehrere Rechnungen auf einmal als bezahlt zu verbuchen.

Wiederkehrende Rechnung stellen

Wenn einem Kunden regelmäßig derselbe Rechnungsbetrag in Rechnung gestellt werden soll, gibt es in Papierkram die Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen zu erstellen.

Dazu klickt man im Dokument rechts oben unter "Mehr" auf "Wiederkehrend machen". Hier festgelegt werden, in welchem Intervall und in welchem Zeitraum die Rechnung wieder erstellt werden soll. Um eine Rechnung wiederkehrend machen zu können, muss sie nicht vorab abgeschlossen werden. Auch ein Rechnungsentwurf kann wiederkehrend gemacht werden.

Eine wiederkehrende Rechnung, die vom System erstellt wurde, ist zunächst immer ein Entwurf. Dieser Rechnungsentwurf muss wie alle Rechnungsentwürfe manuell abgeschlossen werden, damit eine Rechnungsnummer vergeben wird und die Rechnung versendet werden kann. So wird verhindert, dass ungeprüfte Rechnungen vom System versendet werden können.

Eine wiederkehrende Rechnung erstellen

Zunächst kann an dieser Stelle die Wiederkehrung aktiviert oder deaktiviert werden. Mit "An" und "Aus" wird gekennzeichnet, ob das Dokument im ausgewählten Zeitraum vom System erstellt werden soll oder nicht.

Unter "Alle" gibt man das Intervall ein, mit dem die Rechnung erzeugt werden soll. Hier werden "Tage", "Wochen", "Monate" und "Jahre" zur Auswahl angeboten. Mit "Start" und "Ende" wird schließlich der Zeitraum angegeben, in dem die Rechnung wiederkehrend sein soll.

Wenn wiederkehrende Rechnungen erstellt wurden, findet man eine Übersicht unter "Stammdaten" -> "Wiederkehrende Dokumente".

Rechnungsverwaltung

Rechnungen werden in Papierkram gespeichert und als Datensatz und PDF-Dokument vorgehalten. Eine abgeschlossene Rechnung wird immer unverändert im Account gespeichert und ist nicht mehr lösch- oder änderbar.

Alle abgeschlossenen Rechnungen und gespeicherte Rechnungsentwürfe sind über verschiedene Wege, über den Kunden, über das Projekt, in der Rechnungsliste, über die jeweilige EÜR und UStVA und die über Suchfunktion etc.) auffindbar und werden immer einsehbar vorgehalten.

Rechnungsexport

Alle Rechnungen und alle weiteren Dokumente können jederzeit als CSV-Export und als PDF-Dateien unter Einstellungen -> Import und Export heruntergeladen werden. Das System erstellt ein Zip-Archiv, in der alle Buchhaltungsdaten des Accounts enthalten sind.

So können alle Daten jederzeit auf einem externen Datenträger gesichert werden. Alle CSV-Dateien können in einem Tabellenkalkulationsprogramm eingesehen und weiter bearbeitet werden. Auf diese Weise ist es auch sehr einfach möglich, die Buchhaltungssoftware zu wechseln, sollte man das möchten. Viele Programme bieten einen Import von CSV-Dateien an.

Zusätzlich zum Komplettexport aller Daten, können Ausgangs- und Eingangsrechnungen unter Einstellungen -> DATEV im DATEV-Format exportiert werden. Hier kann ein beliebiges Zeitintervall angegeben und ausgewählt werden, ob alle Buchungen oder nur Ausgaben bzw. nur Einnahmen exportiert werden sollen. Alle in diesem Intervall gebuchten Rechnungen und Belege können anschließend exportiert werden. Durch das standardisierte Format wird der Austausch der Daten bspw. mit dem Steuerberater sehr einfach.

Rechnungsdaten im DATEV-Format exportieren