Rechnungen

Rechnung schreiben

Es gibt bei Papierkram mehrere Möglichkeiten, eine Rechnung zu schreiben. Hier werden dir die verschiedenen Wege aufgezeigt.
Egal, welchen Weg du wählst, bevor eine Rechnung erstellt wird, wird immer ein Rechnungsentwurf angelegt. Ein Rechnungsentwurf unterscheidet sich von einer fertigen Rechnung dadurch, dass er bearbeitet oder gelöscht werden kann.

Eine erstellte Rechnung kann nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Wenn du nach der Rechnungserstellung bemerkst, dass sie Fehler enthält oder dass du etwas vergessen hast, dann kannst du diese Rechnung nur stornieren.
Importierte Rechnungen können derzeit nicht storniert werden!

Bei einer Rechnungstellung sind, egal ob du eine Rechnung aus einem Angebot, aus Zeiten oder manuell eine "leere" Rechnung erstellt, verschiedene Felder editierbar. Diese werden hier vorab behandelt.

Der Betreff ist ein Feld, das ausgefüllt werden kann, aber nicht muss. Hier können Texte oder Kennungen frei eingegeben werden. Unter der Rechnungssnummer steht zunächst nur "Entwurf", eine Rechnungssnummer wird erst vergeben, wenn die Rechnung abgeschlossen wird. Solange die Rechnung den Status "Entwurf" hat, kann sie beliebig verändert und bearbeitet werden. Nach dem Abschluss ist dies nicht mehr möglich. Die Kundenummer wird automatisch eingetragen und das Datum kann frei gewählt werden. Der Grußtext ist ein frei editierbarer Text, der mit einem Klick auf den Bereich geändert und für die jeweilige Rechnung individualisiert werden kann. Der voreingestellte Text findet sich unter Einstellungen -> Dokumentvorlagen und kann hier angepasst werden. In den Freitexten können Platzhalter verwendet werden. Durch die Eingabe von zwei geschweiften Klammern erscheint eine Auswahl an möglichen Platzhaltern. Eine Liste mit allen verfügbaren Platzhaltern findest du hier.
Eine Rechnung kann einem Projekt zugeordnet werden. Wenn du eine Rechnung aus einem Projekt heraus erstellst, ist das Feld "Projekt" bereits ausgefüllt, kann jedoch weiterhin geändert werden. Unter "Vorlage" kannst du zwischen den verschiedenen Rechnungsvorlagen auswählen, die du unter Einstellungen -> Dokumentvorlagen anlegen kannst. Mit dem Feld Zahlungsfrist legst du die Zahlungsfrist für den Kunden fest. Die auswählbaren Werte kannst du unter Einstellungen -> Zahlungsbedingungen anlegen, du hast jedoch auch die Möglichkeit, diese mit der Option "Benutzerdefiniert" individuell für dieses Dokument festzulegen.
 

"Leere" Rechnung

Wenn Du eine Rechnung nicht aus einem Angebot oder aus abgerechneten Zeiten erstellen möchtest, klickst Du einfach unter Einnahmen bzw. "+" auf Rechnungen. Du siehst nun eine Liste aller bisher erstellten Rechnungen und Rechnungsentwürfe. Oberhalb dieser Liste befindet sich ein Button "+ Neue Rechnung". Nach einem Klick auf diesen Button wird ein neuer Rechnungsentwurf erstellt.
Dieser Rechnungsentwurf ist völlig leer. Es ist noch kein Adressat angegeben und die Rechnung enthält noch keine Positionen
Um eine Rechnung schreiben zu können, muss zunächst ein Kunde vorhanden sein, an den die Rechnung gerichtet ist, sonst bekommst du bei dem Versuch, das Dokument zu speichern, eine Fehlermeldung. Ist der Kunde bereits in Papierkram erfasst, kann er hier mit einem Klick auf das Feld "+ Neuer Kunde" gesucht und eingetragen werden. Ist der Kunde noch nicht in die Kundendatenbank eingetragen, kann er mit den darunterliegenden Felder erfasst werden. Dabei werden nicht nur die Daten des Adressaten der Rechnung erfasst, sondern der Kunde wird auch als neuer Eintrag in der Kundendatenbank hinterlegt, bekommt eine Kundennummer und kann dort später vervollständigt und weiter bearbeitet werden.
Nachdem Du einen Kunden ausgewählt bzw. eingetragen hast, hast Du verschiedene Felder zur Verfügung, in denen Du Informationen eingeben kannst.
Die Positionen können entweder durch die unter Einstellungen -> Waren und Dienstleistungen hinterlegten Einträge erstellt werden, hierzu tippst du einfach die Anfangsbuchstaben des jeweilige Produkts oder der Dienstleistung ein, oder die Einträge können frei eingetragen werden, ohne die voreingestellten Werte zu nutzen. Mit einem Klick auf das Dokumentensymbol rechts neben dem Textfeld kann eine lange Beschreibung hinzugefügt werden. Auch diese speist sich aus den Inhalten die bei Waren und Dienstleistungen eingetragen sind, kann aber auch hier bearbeitet werden. Übernimmt man voreingestellte Werte in den Positionen, werden die Einträge für Einheit, Steuersatz und Preis übernommen, aber auch diese Einträge können an dieser Stelle editiert werden, ohne dass dies in den Waren und Dienstleistungen übernommen wird. Du kannst aber auch alle Inhalte für jede Position ganz individuell nur für diese Rechnung eingeben. Durch einen Klick auf "Neue Position" kannst du die Rechnung durch beliebig viele Positionen erweitern. Der Netto- und Gesamtpreis sowie die MwSt. wird automatisch aus den eingegebenen Positionen errechnet. Das Feld "Dank oder Kommentar" wiederum ist frei editierbar bzw. kann in den Dokumentvorlagen mit einem Standardtext versehen werden. Das Feld "Notizen" ist für interne Kommentare oder Notizen gedacht. Die Inhalte sind auf der abgeschlossenen Rechnung nicht zu sehen.
Mit einem Klick auf "Rechnung speichern" speicherst Du den Entwurf. Ein Rechnungsentwurf kann später noch bearbeitet werden, erst nach dem Abschließen sind keine Änderungen mehr möglich.

Rechnung aus Angebot

Nach dem Du ein Angebot erstellt hast (wie du ein Angebot erstellst, wird hier beschrieben), kannst du das Angebot in eine Rechnung umwandeln. Dazu markierst du das Angebot als "angenommen", indem du auf den entsprechenden Button im Seitenkopf klickst, und kannst dann mit Hilfe des Buttons "Rechnung erstellen" eine Rechnung daraus machen.
Alle Positionen, die du in das Angebot eingefügt hast, werden automatisch in die Rechnung übernommen. Nach einem Klick auf "Rechnung speichern" wird ein Rechnungsentwurf erstellt, den du beliebig weiter bearbeiten kannst, indem Du auf "Bearbeiten" klickst.
In diesem Stadium kannst du noch alle Informationen, die die Rechnung beinhaltet, ändern. Mit einem Klick auf "Rechnung speichern" werden die geänderten Werte in den Rechnungsentwurf übernommen. 

Rechnung aus Zeiten

Wenn du die Zeiterfassung nutzt, kannst du eine Rechnung direkt aus den Zeiten, die du in einem Projekt gearbeitet hast, stellen. Dazu wählst du unter "Stammdaten" (Ordnersymbol) "Projekte" und danach aus der Liste der angelegten Projekte das gewünschte Projekt aus.
Unter "Aufgaben" siehst du, welche Zeiten du für welche Aufgaben aufgewendet hast.
Nach einem Klick auf den Button "+Neu" bekommst du verschiedene Optionen angezeigt. Um eine Rechnung aus Zeiten zu erstellen, wählst du hier "Neue Rechnung aus Zeiten". Auf dem folgenden Screen siehst du die bisher im Projekt erfassten Zeiten.

Eine Rechnung aus Zeiten in Papierkram erstellen

Mit der Checkbox links neben der jeweiligen Aufgabe markierst du, welchen Zeiteintrag du abrechnen möchtest. Klickst du in die Checkbox neben "Aufgabe", werden automatisch alle Einträge markiert.
Nach einem Klick auf "In Rechnung überführen" wird eine Rechnung erstellt, in der automatisch der Kunde als Adressat eingetragen, der Betreff mit dem Namen des Projekts befüllt, der Leitungszeitraum mit dem Zeitraum, in dem die Zeiten erfasst wurden, angegeben und die entsprechende Dienstleitung als Rechnungsposition eingetragen wird. Die Aufgaben werden in der Beschreibung aufgeführt und die gerundeten Zeiten werden addiert unter Anzahl eingetragen. Unter Einstellungen -> Zeiterfassung kann eingestellt werden, wie erfasste Zeiten gerundet werden sollen.

Eine Rechnung aus erfassten Zeiten in Papierkram

unter Einstellungen -> Zeiterfassung kann außerdem eingestellt werden, wie die Zeiten abgerechnet werden sollen. Das Beispiel oben zeigt die Einstellung "Einträge gruppieren nach Dienstleistung". Wählt man an dieser Stelle "Einträge gruppieren nach Aufgabe", so werden die einzelnen Aufgaben als separate Rechnungspositionen aufgeführt.

Rechnung aus Zeiten gruppiert nach Aufgabe in Papierkram

In jedem Fall werden die einzelnen Aufgaben nach dem Abschließen der Rechnung als Anhang zum Dokument aufgeführt. Ist in der Rechnungsvorlage unter Einstellungen -> Dokumentvorlagen die Checkbox "Zeiteinträge" aktiviert, werden die Zeiten im PDF als Anhang auf einer separaten Seite aufgeführt.

Rechnung abschließen

Solange die Rechnung den Status "Entwurf" hat, kann sie beliebig weiter verändert werden. Es wird noch keine Rechnungsnummer vergeben.
Erst nach einem Klick auf "Abschließen" wird die Rechnung endgültig erstellt und es wird eine Rechnungsnummer vergeben. Danach kann das Dokument nicht mehr verändert werden. Eine abgeschlossene Rechnung kann nicht mehr bearbeitet, geändert oder gelöscht, sondern nur noch storniert werden.
Unmittelbar nach dem Klick auf "Abschließen" bekommst du eine Auswahlmöglichkeit, ob Du die Rechnung direkt aus Papierkram heraus oder selbst verschicken möchtest. Wählst du "Per E-Mail", wird die E-Mailadresse deines Kunden, ein Standardbetreff und ein Standardtext eingetragen. Betreff und Text der E-Mail können vor dem Absenden beliebig editiert werden.

Eine Rechnung in Papierkram abschließen

Wählst Du "selbst verschicken", kannst du das PDF entweder mit deinem E-Mail Client als Anhang  verschicken oder natürlich aus ausdrucken und in einen Briefumschlag stecken. In beiden Fällen wird eine Rechnungsnummer vergeben und die Rechnung wird als "unbezahlt" markiert. Wenn du die erstelle Rechnung öffnest, siehst Du links oben über der Anschrift deren Status. Nach dem Abschließen ist dieser "unbezahlt". Dazu siehst du, wann und wie die Rechnung verschickt wurde (Download oder per E-Mail aus Papierkram) und wann die Rechnung fällig ist.

Rechnung nachträglich ändern

Eine erstellte Rechnung kann und darf nicht mehr verändert werden. Findest du Fehler in einer Rechnung, bleibt dir nur die Möglichkeit, die Rechnung zu stornieren und eine neue Rechnung zu erstellen. Bei der Stornierung einer Rechnung wird auch der Zahlungseingang storniert. 

Zahlungseingang verbuchen

Ist eine Rechnung abgeschlossen, wird sie als "unbezahlt" markiert. In der Liste der Rechnungen und im Dokument selbst wird der Status vermerkt und auch farblich gekennzeichnet. Zudem wird vermerkt, wann die Rechnung verschickt wurde und an welchem Datum das Zahlungsziel erreicht ist.

Eine unbezahlte Rechnung in Papierkram

Ist der Rechnungsbetrag eingegangen, muss der Zahlungseingang verbucht werden. Dazu kann der Button "Zahlung erfassen" verwendet werden. Nach einem Klick öffnet sich ein Fenster, in dem das Datum der Zahlung und der Betrag angegeben werden kann. Ist der Zahlungseingang vollständig verbucht, wird die Rechnung als  bezahlt markiert und der Status entsprechend in den Listen und im Dokument angegeben. Wird hier ein geringerer Betrag eingegeben, wird die Rechnung als "teilweise bezahlt" markiert.
Alternativ kann man sich über "Einnahmen" bzw. "+" und "Zahlungseingang" eine Liste aller unbezahlten Rechnungen anzeigen lassen. Hier können die Rechnungen ebenfalls gebucht werden, es besteht auch die Möglichkeit, mehrere Rechnungen auf einmal als bezahlt zu verbuchen.

Wiederkehrende Rechnung stellen

Wenn du einem Kunden regelmäßig denselben Rechnungsbetrag in Rechnung stellst, hast du bei Papierkram die Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen zu stellen. Dazu klickst Du im Dokument rechts oben unter "Mehr" auf "Wiederkehrend machen". Hier kannst du festlegen, in welchem Intervall und in welchem Zeitraum die Rechnung wieder erstellt werden soll. Um eine Rechnung wiederkehrend machen zu können, muss sie nicht vorab abgeschlossen werden. Auch ein Rechnungsentwurf kann wiederkehrend gemacht werden.

Eine wiederkehrende Rechnung in Papierkram erstellen

Zunächst kannst du hier die Wiederkehrung aktivieren oder deaktivieren. Mit "An" und "Aus" wird gekennzeichnet, ob das Dokument im ausgewählten Zeitraum vom System erstellt werden soll oder nicht.
Unter "Alle" gibt man das Intervall ein, mit dem die Rechnung erzeugt werden soll. Hier findest du "Tage", "Wochen", "Monate" und "Jahre" zur Auswahl.
Mit "Start" und "Ende" gibst du schließlich den Zeitraum an, in dem die Rechnung wiederkehrend sein soll.
Wenn du wiederkehrende Rechnungen erstellt hast, findest du eine Übersicht unter "Stammdaten" -> "Wiederkehrende Dokumente".
Wiederkehrende Rechnungen werden nicht automatisch abgeschlossen und versendet. Du musst jede so erzeugte Rechnung manuell abschließen und versenden.

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