Projektmanagement und Projektverwaltung

Mit der in Papierkram integrierten Projektverwaltung wird es bei projektbasierter Arbeit einfach, Ordnung in die verschiedenen Arbeitsschritte und Aufgabenstellungen zu bekommen. Unter dem Menü "Stammdaten" (das Ordnersymbol in der Hauptnavigation) findet man unter dem Punkt "Projekte" eine Übersicht der bisher angelegten Projekte.

Ein neues Projekt anlegen

Neues Projekt anlegen

Mit einem Klick auf den Button "+Neues Projekt" legt man ein neues Projekt an und bekommt einen Screen angezeigt, in dem man die wichtigsten Informationen zu dem neuen Projekt angeben kann. Dazu zählt der Name des Projektes, der Kunde, für den das Projekt ausgeführt wird und die Projektbeschreibung. Ein Logo hilft dabei, das Projekt immer gleich richtig einordnen oder die Kunden und Projekte besser auseinanderzuhalten zu können.

Ein Projekt kann aber auch direkt aus einem angenommenen Angebot angelegt werden. Wurde das Angebot als "angenommen" gekennzeichnet, erscheint in der Angebotsansicht ein Button "Projekt erstellen", mit dem in dieselbe Ansicht gewechselt werden kann, in der ein Projekt angelegt und definiert werden kann. Über diesen Weg werden Kunde und Projektbudget automatisch übernommen. Das eingetragene Projektbudget entspricht in diesem Fall der Gesamtsumme des Angebots, kann aber manuell geändert werden.

Team definieren

Ab der Team-Version von Papierkram lässt sich zudem das Team, welches an dem Projekt arbeitet, definieren. Nutzer mit der Rolle "Zeiterfasser" haben dabei nur dann die Möglichkeit, Zeiten auf ein Projekt zu buchen, sofern sie im Feld "Team" für dieses Projekt freigeschaltet wurden.

Projektzeitraum definieren

Da ein Projekt immer einen Anfang und ein Ende hat, ist es sinnvoll, den Zeitraum zu definieren. Das kannst mit den beiden Datumsfeldern unter Zeitraum erledigt werden.

Budget definieren

Unter dem Punkt "Finanzielles" wird schließlich die Standarddienstleitung für das Projekt definiert. Die von angebotenen Dienstleistungen werden unter Einstellungen -> Waren und Dienstleistungen verwaltet. Aus den hier angelegten Dienstleistungen kann die Standarddienstleistung mittels des Dropdownfeldes ausgewählt werden.

Diese Dienstleistung wird - sofern in der jeweiligen Aufgabe keine spezifischere Leistung gewählt wurde - für alle Zeiteinträge zu diesem Projekt verwendet und als Grundlage für die Überführung von Zeiten zu Rechnungen bei diesem Projekt verwendet. Das Feld kann leer gelassen werden, wenn die in den Einstellungen definierte Standarddienstleistung nicht für dieses Projekt überschrieben werden soll.

Im Feld "Budgettyp" hat man die Möglichkeit, zwischen Geld und Arbeitszeit zu wählen und je nachdem, ob hier Geld oder Arbeitszeit gewählt wird, ändert sich das Budgetfeld darunter und gibt als Einheit "€" oder "Stunden" bzw. "Tage" an (es kann zwischen Stunden und Tage durch einen Klick auf das jeweilige Wort gewechselt werden).

Wenn ein Budget hinterlegt wird, so zeigt Papierkram einen Budgetfortschritt in Form eines Balken an, der die Zeit oder den Wert der erfassten Zeiteinträge mit dem hinterlegten Budget in Relation setzt - so kann man einfach erkennen, wann z.B. zusätzliche Kosten mit dem Kunden geklärt werden sollten.

die Detailansicht für das Projektbudget

Fährt man mit der Maus über den Fortschrittsbalken des Projektbudgets, öffnet sich eine Detailansicht, in der man mit einem Blick erkennen kann, wie sich der bisherige Verbrauch des Budgets zusammensetzt. Aufgelistet werden an dieser Stelle offene Zeiten, offene Belege, abgerechnete Zeiten, abgerechnete Belege und sonstige abgerechnete Beträge.

Aufgaben definieren

Ein Projekt besteht üblicherweise aus mehreren Aufgaben, die abgearbeitet werden. Ist das Projekt angelegt und das Team, der Projektzeitraum und das Projektbudget definiert, können beliebig viele Aufgaben zum Projekt hinzugefügt werden, für die Zeiten erfasst werden können. Aufgaben werden über das Plussymbol in der rechten Spalte der Projektübersicht unter der Überschrift "Aufgaben" hinzugefügt.

Aufgaben projektübergreifend verwalten

Alternativ zu der oben beschriebenen Vorgehensweise können Aufgaben unter Zeiterfassung > Aufgaben projektübergreifend verwaltet werden. Hier ist es möglich, Aufgaben anzulegen, zu bearbeiten, zu archivieren und zu löschen. Außerdem kann in der zentralen Aufgabenverwaltung nach Aufgaben gesucht und eine CSV-Datei aller Aufgaben exportiert werden.

Beim Anlegen einer neuen Aufgabe wird ein Name, eine zugeordnete Dienstleistung, über die der Stunden- bzw. Tagessatz gesteuert wird, und ein Fälligkeitsdatum vergeben. Das Fälligkeitsdatum ist optional.

Eine neue Aufgabe im Projekt anlegen

Die im Projekt abzuarbeitenden Aufgaben werden in der rechten Spalte in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet.

Projektübersicht und angelegte Aufgaben

Projektinformationen

In der Projektübersicht werden außer der Übersicht zum verbrauchten Budget, zum Projektzeitraum und Team auch Informationen zu den zugeordneten Dokumenten und dem Finanzverlauf angezeigt.

Dokumente

Im Bereich Dokumente werden alle zum Projekt zugehörigen Dokumente angezeigt. Durch einen Klick auf den entsprechend beschrifteten Tab, werden Angebote, Rechnungen aufgelistet, die dem Projekt zugeordnet oder aus dem Projekt heraus erstellt wurden. Bei den Belegen handelt es sich um die Belege, die über die Funktion "weiterberechnen" an den Kunden bzw. an das Projekt weiterberechnet wurden.

Finanzen des Projektes

Neben den Dokumenten wird der finanzielle Verlauf des Projektes mittels eines Diagramms grafisch dargestellt. Im Diagramm werden die Einnahmen sowie die Ausgaben zu dem jeweiligen Projekt über ein Zeitintervall von 12 Monaten als Linie angezeigt.

Außerdem werden die abrechenbaren Leistungen und die offenen Posten des Projektes als kumulierter Geldbetrag berechnet ausgewiesen. Ein Klick auf die abrechenbaren Leistungen führt zur Ansicht, aus der man eine Rechnung aus Zeiten und weiterberechneten Belegen erstellen kann. Ein Klick auf die offenen Posten listet die noch nicht bezahlten und zum Projekt gehörenden Rechnungen auf.

Projektdokumente erstellen

Ist ein Projekt angelegt, können aus dem Projekt heraus Angebote und Rechnungen erstellt werden, die dem Projekt zugeordnet sein sollen.

Angebot oder Rechnung aus dem Projekt heraus erstellen

Projektangebot erstellen

Projekte können, wie oben beschrieben, aus einem angenommenen Angebot erstellt werden. Aus einem Projekt heraus können aber auch weitere Angebote generiert werden, die dem Projekt zugeordnet sein sollen.

Sollte es innerhalb des Verlaufs eines Projekts zu Änderungen hinsichtlich der Projektziele kommen, bspw. wenn das anvisierte Budget nicht ausreichen sollte oder das Projekt um weitere Arbeiten erweitert werden soll, besteht die Möglichkeit, weitere Angebote aus dem Projekt heraus zu erstellen. Dazu klickt man in der Projektübersicht den Button "neu anlegen" und wählt anschließend die Option "Angebot" aus.

Es öffnet sich die gewohnte Ansicht, in der die Angebotspositionen eingegeben werden können. Erstellt man ein Angebot aus dem Projekt heraus, ist der Kunde bereits eingetragen und die Zuordnung zum Projekt schon vorausgewählt.

Das Projektbudget kann jederzeit innerhalb des Projektverlaufs angepasst werden. Wird also ein Angebot zum Projekt während der Laufzeit angenommen, kann das Feld "Budget" ganz einfach angepasst werden.

Projektrechnung erstellen

Wie Angebote können selbstverständlich auch Rechnungen für ein Projekt aus dem Projekt heraus erstellt werden. Nach einem Klick auf "neu anlegen" werden neben "Angebot" auch die Optionen "Rechnung" und "Rechnung aus Zeiten" angeboten.

Wählt man an dieser Stelle den Punkt "Rechnung" aus, wechselt man in die normale Ansicht, in der eine Rechnung erstellt wird. Es können beliebige Positionen eingegeben werden. Der Kunde und die Projektzuordnung sind vorausgefüllt, ansonsten wird die Rechnung wie gewohnt erstellt.

Nach einem Klick auf "Rechnung aus Zeiten" gelangt man in die Ansicht, in der im Projekt erfasste Zeiten und an das Projekt weiterberechnete Belege in Rechnung gestellt werden können. Wie eine Rechnung aus Zeiten erstellt wird, ist hier genauer beschrieben.

Projektrechnungen und Projektbudget

Nach dem Abschließen einer Projektrechnung mindert die Rechnung automatisch das Projektbudget um den Wert ihrer Gesamtsumme.