Projekte und Projektverwaltung

Papierkram kommt bereits mit einer integrierten Projektverwaltung daher und macht es dir bei projektbasierter Arbeit einfach, Ordnung in die verschiedenen Arbeitsschritte und Aufgabenstellungen zu bekommen. Unter dem Menü "Stammdaten" (das Ordnersymbol in der Hauptnavigation) findest du unter dem Punkt "Projekte" eine Übersicht der von dir angelegten Projekte.

Neues Projekt anlegen

Ein neues Projekt in Papierkram anlegen

Mit einem Klick auf den Button "+Neues Projekt" legst Du ein neues Projekt an und du bekommst einen Screen angezeigt, in dem du die wichtigsten Informationen zu deinem neuen Projekt angeben kannst.  Dazu zählt natürlich der Name des Projektes, der Kunde, für den du das Projekt ausführst und die Projektbeschreibung. Ein Logo hilft dir evtl. dabei, das Projekt immer gleich richtig einzuordnen oder die Kunden und Projekte besser auseinanderzuhalten. 

Ab der Team-Version von Papierkram lässt sich zudem das Team, welches an dem Projekt arbeitet, definieren. Nutzer mit der Rolle "Zeiterfasser" haben dabei nur dann die Möglichkeit Zeiten auf ein Projekt zu buchen, sofern sie unter Team für dieses Projekt freigeschaltet wurden. 

Da ein Projekt immer einen Anfang und ein Ende hat, ist es sinnvoll, den Zeitraum zu definieren. Das kannst du mit den beiden Datumsfeldern unter Zeitraum erledigen.

Unter dem Punkt "Finanzielles" definierst du schließlich die Standarddienstleitung für das Projekt. Die von dir angebotenen Dienstleistungen verwaltest du unter Einstellungen -> Waren und Dienstleistungen. Aus den hier angelegten Dienstleistungen kannst du deine Standarddienstleistung mittels des Dropdownfeldes auswählen: Diese Dienstleistung wird - sofern in der jeweiligen Aufgabe keine spezifischere Leistung gewählt wurde - für alle Zeiteinträge zu diesem Projekt verwendet und als Grundlage für die Überführung von Zeiten zu Rechnungen bei diesem Projekt verwendet. Lasse dieses Feld leer, wenn du die unter deinen Einstellungen definierte Standarddienstleistung nicht überschreiben willst für dieses Projekt. 

Bei Budgettyp hast du die Möglichkeit, zwischen Geld und Arbeitszeit wählen und je nachdem, ob du hier Geld oder Arbeitszeit wählst, ändert sich das Budgetfeld darunter und gibt als Einheit "€" oder "Stunden" bzw. "Tage" an (du wechselst zwischen Stunden und Tage durch einen Klick auf das Wort). Wenn Du ein Budget hinterlegst, so zeigt dir Papierkram einen Budgetfortschritt in Form eines Balken an, der die Zeit oder den Wert der erfassten Zeiteinträge mit dem hinterlegten Budget in Relation setzt - so siehst du direkt, wenn z.B. zusätzliche Kosten mit dem Kunden geklärt werden sollten. 

Projekt-Details

Nachdem du hier die entsprechenden Angaben gemacht hast, ist das Projekt nach einem Klick auf "Projekt speichern" angelegt und du bekommst auf dem Folgescreen die Projektübersicht dargestellt.

Die Projektübersicht in Papierkram

Unter "Aufgaben" kannst du hier die verschiedenen Aufgaben durch einen Klick auf das "+" neben der Bereichsüberschrift definieren, die du in dem Projekt zu erledigen hast.  Du siehst die dem Projekt zugeordneten Belege, Angebote und Rechnungen und hast einen Überblick über die Finanzen.

Nachdem du die einzelnen Aufgaben angelegt hast, können diese in der Zeiterfassung ausgewählt werden. Die Zeiterfassung erreichst du auf jeder Seite in Papierkram in der rechten oberen Ecke. Dort steht, wenn kein Projekt ausgewählt wurde "0m". Mit einem Klick darauf öffnet sich die Zeiterfassung. Unter "Kunde/Projekt" kann nach Kunde bzw. Projekt unter "Aufgabe" nach der jeweiligen Aufgabe gesucht werden.  Ist Projekt und Aufgabe ausgewählt, werden diese in der rechten oberen Ecke angezeigt. Durch einen Klick auf das Play-Symbol, das erscheint, wenn man mit der Maus die Aufgabe überfährt, wird die Zeiterfassung gestartet und mit einem Klick auf das Pause-Symbol wieder gestoppt.
Mehr zum Time Tracking findest du hier in der Hilfe unter Zeiterfassung.

Projektübersicht und abgeschlossene Projekte

Unter Stammdaten > Projekte findest Du immer alle aktiven Projekte. Aktiv ist ein Projekt, so lange es nicht durch einen Klick auf "abschließen" abgeschlossen wurde. Nach einem Klick auf "abschließen" findest Du dieses Projekt nicht mehr in der Standardprojektübersicht, sondern nur dann, wenn Du Dir über die Filterfunktion alle abgeschlossenen Projekte anzeigen lässt.

Abgeschlossene Projekte anzeigen

Ein abgeschlossenes Projekt kannst Du wieder aktiv setzen, wenn Du mit der Maus über das Projekt fährst und im Kontextmenü, das erscheint, wenn Du auf den Pfeil nach unten auf der rechten Seite der Projektzeile klickst, "aktiv setzen" auswählst.

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