Mahnwesen

Überfällige Rechnungen können in Papierkram mit wenigen Klicks in Mahnungen umgewandelt und an die säumigen Kunden versendet werden.

Mahnungen erstellen

Mahnungen können aus Rechnungen erstellt werden, solange diese noch nicht als bezahlt gekennzeichnet sind. Unter mehr > Mahnung erstellen kann eine Rechnung mit einem Klick in eine Mahnung umgewandelt werden. Eine Rechnung muss sich dabei nicht im Status "überfällig" befinden, auch zu einer unbezahlte Rechnung, deren Zahlungsfrist noch nicht abgelaufen ist, kann eine Mahnung erstellt werden.

In Papierkram sind drei Mahnstufen enthalten. Das bedeutet, zu eine Rechnung kann eine erste, eine zweite und eine dritte Mahnung erstellt und versendet werden.

Mahnungsvorlagen bearbeiten

Der DATEV-Export in Papierkram

Die Vorlagen für die erste, die zweite und die dritte Mahnung können unter Einstellungen > Dokumentvorlagen > bearbeitet und an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Die Einstellungsoptionen sind dieselben wie bei den anderen Dokumentenarten.

Der Inhalt der Mahnungen wird in ein Freitextfeld eingetragen, in dem entsprechnde Platzhalter verwendet werden können, damit die relevanten Daten der Rechnung automatisch in die zur Rechnung gehörende Mahnung übernommen werden können.

Die Standard-Platzhalter für eine Mahnung sind

  • {{mahnung.rechnungsnummer}} - die Rechnungsnummer der rechnung, die der Mahnung zugrunde liegt
  • {{mahnung.rechnungsdatum}} - das Rechnungsdatum der zugehörigen Rechnung
  • {{mahnung.rechnungsbetrag}} - der Rechnungsbetrag, der noch nicht beglichen wurde
  • {{mahnung.rechnungsfaelligkeitsdatum}} - das Fälligkeitsdatum der Rechnung
  • {{mahnung.faelligkeitsdatum}} - das Fälligkeitsdatum der Mahnung
  • {{mahnung.letztesmahnungsdatum}} - das Datum der letzten Mahnung für die Eingabe in der zweiten und dritten Mahnung

Der Standardtext im Freitextfeld einer Mahnung ist folgende Formulierung, in die die oben genannten Platzhaltern integriert sind

Sehr geehrte Damen und Herren,

unsere Rechnung {{mahnung.rechnungsnummer}} vom {{mahnung.rechnungsdatum}} über den Betrag von {{mahnung.rechnungsbetrag}} war am {{mahnung.rechnungsfaelligkeitsdatum}} zur Zahlung fällig.

Wir bitten Sie darum, den ausstehenden Rechnungsbetrag bis zum {{mahnung.faelligkeitsdatum}} auf unser unten genanntes Bankkonto zu überweisen.

Da wir bislang nichts von Ihnen gehört haben, hoffen wir, dass Sie mit unseren Leistungen zufrieden waren. Sollte es diesbezüglich etwaige Beanstandungen geben, dann lassen Sie uns dies bitte umgehend wissen.

Bei Rückfragen können Sie sich jederzeit gerne an uns wenden.

Ihr {{company.name}} Team

Die Platzhalter geben dann im Ansichtsmodus der Mahnung und im PDF die entsprechenden Werte wieder. Der Text ist, analog zu den Freitextfeldern in den anderen Dokumentvorlagen, beliebig editier- und änderbar.

Mahngebühren

In Papierkram ist noch keine Funktion integriert, mit der Mahngebühren automatisiert in einer Mahnung ausgegeben werden können.

Da die Vorlagen auf der Liquid-Syntax basieren, die eine einfache Berechnung von Werten zulässt, gibt es einen Workaround, mit dem der Rechnungsbetrag in der Mahnung automatisch um einen bestimmten absoluten oder prozentualen Wert erhöht werden kann.

Prozentuale Mahngebühren

Angenommen, der Betrag einer unbezahlten Rechnung beläuft sich auf € 1190,00 und es soll eine Mahnung mit einer Mahngebühr von 5 % des Rechnungsbetrages erstellt werden. Dann ergäbe die folgende Zeile in der Mahnungsvorlage

Wir berechnen 5 % Mahngebühren. Damit beläuft sich der zahlbare Betrag auf € {{ mahnung.rechnungsbetrag | split: "€ " | last | replace: '.' , '' | replace: ',' , '.'| times: 1.05 | replace: '.' , ',' | format_currency }}

in der daraus erzeugten Mahnung den Text

Damit beläuft sich der zahlbare Betrag auf € 1.249,50

Absolute Mahngebühren

Auf die oben beschriebene Weise kann eine prozentuale Mahngebühr automatisiert berechnet werden. Möchte man den Rechnungsbetrag um einen absoluten Betrag (in diesem Besipiel um 6 Euro) erhöhen, kann die Zeile

Wir berechnen € 6 Mahngebühren. Damit beläuft sich der zahlbare Betrag auf € {{ mahnung.rechnungsbetrag | split: "€ " | last | replace: '.' , '' | replace: ',' , '.'| plus: 6 | replace: '.' , ',' | format_currency }}

verwendet werden. Statt "times:" wird "plus:" eingetragen. In der von Papierkram erstellten Mahnung ergibt das den Satz

Wir berechnen € 6 Mahngebühren. Damit beläuft sich der zahlbare Betrag auf € 1196,00