Gutschriften¶
Neben Rechnungen können in Papierkram auch Gutschriften erstellt werden. Bei einer Gutschrift handelt es sich um eine umgekehrte Rechnung, also um eine Abrechnungsgutschrift.
Eine Gutschrift kehrt den Rechnungserstellungsprozess um. Nicht der Kunde erhält eine Rechnung über die erbrachten Leistungen, sondern der Empfänger der Lieferung oder Leistung erstellt eine Gutschrift, die an den Leistungserbringer adressiert wird.
Eine Gutschrift erstellen¶
Bei einer Gutschrift handelt es sich also um eine negative Rechnung. In Papierkram wird daher zunächst ein neuer Rechnungsentwurf erstellt, in dem die abzurechnenden Positionen wie gewohnt eingetragen werden.
Da es sich bei einer Gutschrift um eine negative Rechnung handelt, müssen an dieser Stelle die Beträge umgekehrt werden. Dies kann auf zwei verschiedenen Arten erfolgen:
- Die Beträge der Positionen werden mit einem negativen Vorzeichen, also mit Minuszeichen, eingetragen
- Die Beträge werden als positiver Betrag eingetragen, aber die Anzahl erhält ein negatives Vorzeichen
Infofeld bei negativem Gesamtbetrag eines Rechnungsentwurfes
Sobald der Gesamtbetrag des Rechnungsentwurfes negativ wird, erscheint folgende Meldung über den tabellarischen Angaben der Rechnung:
Du erstellst eine Gutschrift. Bitte beachte, dass Du für diese die gleichen MwSt-Sätze bzw. Produkte verwendest, sofern Du eine Gutschrift z.B. für eine Warenrücksendung erstellst. Es empfiehlt sich, hier mit einer negativen Anzahl zu arbeiten.
In beiden Fällen führt diese Vorgehensweise dazu, dass die Rechnung einen negativen Gesamtbetrag ausweist. Nach dem Speichern eines Rechnungsentwurfs mit negativem Gesamtbetrag ändert Papierkram den Dokumententyp automatisch von "Rechnung" zu "Gutschrift".
Eine Gutschrift abschließen¶
Ein Gutschriftsentwurf wird dann wie eine Rechnung weiterverarbeitet, das bedeutet, über den Button "abschließen" im Kopfbereich der Ansicht wird die Gutschrift abgeschlossen und kann dann direkt aus Papierkram heraus versendet oder heruntergeladen werden.
Nach dem Abschließen der Gutschrift wird die nächste zu vergebende Rechnungsnummer vergeben. Die Gutschrift findet sich in der Rechnungsliste wieder und wird dort ganz normal eingeordnet. Sie wird also in Papierkram wie eine Rechnung behandelt.
Eine Gutschrift stornieren¶
Da sich eine Gutschrift genau wie eine Rechnung verhält, kann eine Gutschrift nicht mehr gelöscht oder bearbeitet, sondern nur storniert werden.
Um eine Gutschrift zu stornieren, muss zunächst die Zahlung storniert werden. Nach einem klick auf "bezahlt" im farbigen Infofeld öffnet sich ein Fenster, in dem die Zahlungen zur Gutschrift aufgeführt werden. Hier können die Zahlungen auch storniert werden.
Nachdem die Zahlung oder die Zahlungen storniert wurden, kann schließlich die gesamte Gutschrift unter mehr > stornieren storniert werden.
Eine Zahlung für eine Gutschrift erfassen¶
Auch bei der Erfassung einer Zahlung unterscheidet sich eine Gutschrift nicht von einer Rechnung. Nach einem Klick auf den Button "Zahlung erfassen" öffnet sich das gewohnte Fenster, in dem eine Zahlung vorgenommen werden kann. Da es sich um eine Gutschrift handelt, die eine Zahlung vorsieht, wird der Betrag automatisch als "Ausgabe" deklariert.
