Grundeinrichtung eines Papierkram-Accounts

Los geht es mit einer eigenen Papierkram-Instanz. Eine Papierkram-Instanz, also ein für ein Unternehmen angelegter Account, ist komplett separiert von anderen Instanzen und beinhaltet Deine Daten. Der Zugriff darauf ist nur mit Deinem persönlichen Login möglich. Dabei wird jede Instanz durch eine sogenannte "Subdomain" wie z.B. "superbike.papierkram.de" identifiziert, die Du Dir einfach bei der Anmeldung aussuchen kannst (sofern diese noch verfügbar ist).

Du kannst dich einfach und kostenlos auf unserer Papierkram.de Seite anmelden. Nachdem wir deine E-Mail verifiziert haben und Du Dir eine Subdomain und Passwort ausgesucht hast, erstellen wir eine neue Instanz für dich. Wichtig: Subdomain + Passwort bitte merken und notieren :-) Mit dieser URL und den Daten hast du jederzeit und von überall aus Zugriff.

Nachdem Du eine neue Papierkram Instanz angelegt hast, startest Du beim ersten Login automatisch mit unserem Einrichtungs-Assistenten. Dieser hilft Dir bei der Erfassung der ersten Daten, ohne die die Nutzung von Papierkram einfach keinen Sinn machen würde. Dazu gehören insbesondere die Stammdaten Deiner Unternehmung - so bist Du sicher, dass alle Dokumente wie bspw. Angebote und Rechnungen alle erforderlichen Daten beinhalten und den rechtlichen Anforderungen genügen.

Schritt 1 - Name des Unternehmens und des Unternehmers

Grundeinrichtung - Name des Unternehmens

Im ersten Schritt gibst Du die Grundinformationen zu Deinem Unternehmen an und hinterlegst Deinen Firmennamen sowie die Geschäftsführer bzw. Inhaber. Diese Daten werden von Papierkram für deine Angebot und Rechnungen verwendet, da es sich dabei um Pflichtangaben handelt die auf jedem Dokument stehen sollten. Du kannst zudem ein Logo deiner Firma hochladen.

Schritt 2 - Anschrift und Kontaktdaten

Grundeinrichtung - Anschrift und Kontaktdaten

Im zweiten Schritt hinterlegst Du die Anschrift und Kontaktdaten - diese werden ebenfalls für die Befüllung der Vorlagen verwendet. um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Der finanzrechtliche Standort ist für Unternehmen in Deutschland ebenfalls Deutschland und sollte nur dann verändert werden, wenn das Unternehmen nicht in Deutschland steuerpflichtig ist. Diese Option lässt sich später nicht mehr ändern, da sie essentielle Auswirkungen auf die steuerlichen Berechnungen hat. Wir unterstützen finanzrechtlich nur den deutschen Markt - Du kannst viele Funktionen von Papierkram auch als Unternehmen in anderen Ländern nutzen, allerdings können wir hier weder die Richtigkeit noch den Umfang der sinnvoll verwendbaren Funktionen garantieren.

Schritt 3 - Steuerdaten

Grundeinrichtung - Steuerdaten

Die im dritten Schritt abgefragten Daten sind ebenfalls für eine korrekte und rechtskonforme Dokumentenerstellung notwendig. Die Steuerdaten werden u.a. für das Briefpapier als auch die korrekten Identifikationen der zuständigen Behörden bzw. Finanzämter benötigt. Die USt-ID z.B. sollte immer auf deinen Rechnungen angegeben werden.

Die Kleinunternehmerregelung ist für die steuerliche Betrachtung wichtig und daher bei der Einrichtung unbedingt richtig auszufüllen. Ob du unter die Kleinunternehmerregelung fällst - und damit auf den Ausweis der USt verzichten darfst - solltest Du mit deinem Steuerberater klären. Eine nachträgliche Änderung ist nur noch über unseren Support oder beim Jahreswechsel möglich.

Schritt 4 - Bankverbindung

Grundeinrichtung - Bankverbindung

Anschließend kannst Du Deine Bankverbindung eingeben. Die Bankverbindung ist ebenfalls für deine Vorlagen notwendig, denn ohne Bankverbindung wird dir später dein Kunde die Rechnungen nicht begleichen können - diese gehören also ebenfalls auf die Dokumente. Die hier angegebene Bankverbindung wird als "Hausbank" in Deinem Account angelegt und erscheint in allen Dokumenten, die Du über Papierkram erstellst, in der Fußzeile. Du kannst nach der Grundeinrichtung weitere Bankverbindungen anlegen.

Schritt 5 - Nummernkreise

Grundeinrichtung - Nummernkreise

In Schritt 5 legst Du die verschiedenen Nummernkreise fest. Damit kannst Du z.B. dafür Sorge tragen, dass die Nummern zu der bisher von Dir verwendeten "Logik" passen. Man muss bei einem Wechsel des Rechnungstools aber auch nicht zwangsläufig den vorhandenen Nummernkreis fortsetzen - man kann auch einen neuen Nummernkreis starten wenn man sauber dokumentiert, wo der alte Nummernkreis aufhört und wie der neue weiterläuft. Wichtig ist nur, dass die Nummern eindeutig sind.

Standardmäßig sind die Nummernkreise immer ein Indikator wie "A-" für Angebote oder "R-" für Rechnungen gefolgt von einer fortlaufenden Nummer. Es bietet sich an vor den Rechnungen ein sauberes Kürzel mitzuführen um immer gleich zu erkennen, um welche Art von Dokument es sich handelt. Eine fortlaufende Nummer ist für viele die einfachste Variante und erlaubt es Dir mit einem Blick zu erkennen, wo Belege fehlen bzw. diese zu sortieren. Du kannst aber auch andere Formate wählen und z.B. das Jahr der Rechnung in der Rechnungsnummer mitführen. Tipps hierzu findest du in unserem Blog-Artikel: 4 Tipps zur Verwendung von Rechnungsnummern.

Achtung

Du solltest die Rechnungsnummern gleich bei der Ersteinrichtung konfigurieren, inkl. dem gewünschten Startwert. Hast Du bereits ein Dokument erstellt, ist eine Änderung nicht mehr möglich, da es für das Finanzamt notwendig ist, einen sauberen Nummernkreis zu gewährleisten.

Schritt 6 und 7 - Dienstleistungen und Kunden

Schritt 6 und 7 sind optional und erlauben es dir bereits deine ersten Waren bzw. Dienstleistungen sowie den ersten Kunden anzulegen. Du kannst dieses aber auch überspringen und kannst es jederzeit nachholen.

Grundeinrichtung - Nummernkreise

Grundeinrichtung - Nummernkreise

Einrichtung abschließen - geschafft!

So, damit wäre die Grundeinrichtung geschafft und deine Papierkram-Instanz ist für dich konfiguriert. Lerne jetzt die ersten Schritte mit den folgenden Kapiteln kennen und erstelle die ersten Angebote und Rechnungen für deine Kunden! Viel Spaß!

Tipp

Du kannst nach der Grundeinrichtung alle Funktionen kennenlernen, Angebote und Rechnungen erstellen und beliebig viele Testbuchungen vornehmen. Möchtest Du Papierkram anschließend produktiv nutzen, genügt ein Supportticket unter mein.papierkram.de/support und wir setzen Deinen Account zurück, so dass Du wieder mit einem frischen Account starten kannst.