Häufige Fragen FAQ

Funktionalität Kann Papierkram das?

Free, Pro+, Team, Business - Was sind die Unterschiede?

Die wichtigsten Unterschiede der einzelnen Versionen erfährst du auf unserer Funktionen-Seite. Dort haben wir die einzelnen Funktionen gegenüber gestellt.

Allgemein handelt es sich bei der FREE Version um unser Einsteigerprodukt mit dem geringsten Funktionsniveau. Arbeitest du regelmäßig mit Papierkram, so empfehlen wir das Upgrade auf PRO+ mit besserem Support und mehr Funktionen. TEAM und BUSINESS sind hingegen für Teams und Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern interessant - hier können auch Kollegen Zeiten auf Projekte buchen und mit einer erweiterten Rechteverwaltung kann festgelegt werden, worauf ein Mitarbeiter Zugriff hat.

Gibt es eine App?

Ja. Wir bieten eine iOS als auch eine Android App mit der man einen Teil der Funktionen von Papierkram direkt vom Mobilgerät nutzen kann. Die App findet Ihr in den jeweiligen App Stores. Zur Hilfeseite der App.

Für Windows bzw. MacOS Systeme bieten wir mit dem TimeTracker ein Tool an, mit welchem Du direkt von Deinem Desktop aus Zeiten auf Projekte buchen kannst. Du findest diese App als Download direkt in Deiner Papierkram-Instanz unter Einstellungen > App (abhängig vom gewählten Tarif).

Gibt es eine API Schnittstelle?

Derzeit noch nicht. Wir haben diese bereits in der Vorbereitung, allerdings wurden erst einmal wichtige Funktionalitäten priorisiert. Wir planen aber, eine API mittelfristig einzuführen. In welchen Paketen diese dann verfügbar sein wird, ist noch nicht bekannt.

Ist- oder Sollversteuerung?

Papierkram verwendet ausschließlich die Ist-Versteuerung. Dabei fließen Rechnungen und Belege nicht nach dem Rechnungs- oder Belegdatum in die EÜR und die UStVA, sondern erst, wenn sie bezahlt wurden. Das Bezahldatum ist also bei der Buchhaltung mit Papierkram ausschlaggebend dafür, zu welchem Zeitpunkt eine Rechnung oder ein Beleg in die Steuerberichte einfließt. Eine unbezahlte Rechnung und ein unbezahlter Beleg werden nicht in der EÜR und der UStVA berücksichtigt. Die Ist-Versteuerung kann formlos beim Finanzamt beantragt werden und empfiehlt sich für Selbstständige und kleine Unternehmen.

Kann die Kleinunternehmer-Regelung nach § 19 abgebildet werden?

Ja, bei der Einrichtung des Accounts kann ausgewählt werden, ob der Account als Kleinunternehmer nach § 19 oder unter der Umsatzsteuer-Regelbesteuerung geführt werden soll. Wir die Kleinunternehmer-Regelung ausgewählt, werden alle Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellt und alle Belege ohne Umsatzsteuer verbucht.

Kann von der Kleinunternehmer-Regelung zur Regelbesteuerung gewechselt werden?

Der Account kann jederzeit zur Kleinunternehmerregelung oder zur Regelbesteuerung umgestellt werden. Diese Einstellung kann allerdings nur von unserem Support vorgenommen werden.

Nach der Umstellung ist wichtig, dass wiederkehrende Belege und wiederkehrende Rechnungen gestoppt und neu angelegt werden. Ein Duplizieren der Dokumente ist nicht ausreichend. Sie müssen neu erstellt werden, damit die Umstellung zur Kleinunternehmerregelung oder zur Regelbesteuerung korrekt in die zu erstellenden Dokumente einfließen kann.

Kann Papierkram als Buchhaltung in einer GmbH verwendet werden?

Viele Nutzer verwenden Papierkram für die täglichen Buchhaltungsaufgaben in einer GmbH und profitieren von der einfachen Angebots- und Rechnungserstellung, der übersichtlichen Belegverwaltung und der intuitiven Zeiterfassung. Die meisten Funktionen können auch in einer GmbH verwendet werden. Allerdings erstellt Papierkram nur eine EÜR und keine Bilanz. Die Bilanz erstellt in diesen Fällen der Steuerberater. Für den Austausch der Daten mit dem Steuerberater können die Daten unter Einstellungen > DATEV im DATEV-Format exportiert werden.

Kann ich mit verschiedenen Währungen arbeiten?

Nein - derzeit unterstützen wir keine Angebote bzw. Rechnungen in anderen Währungen als EUR. Hier gibt es Ideen auf unserer Roadmap - wann und ob diese umgesetzt werden steht zum heutigen Zeitpunkt allerdings noch nicht fest.

Kann ich englischsprachige Rechnungen erstellen?

Ja, die Standardvorlage für Rechnungen kann kopiert und unter beliebigem Namen (bspw. Rechnung englisch) gespeichert werden. In der Kopie kann die Sprache der Vorlage in Englisch (UK) oder Englisch (US) geändert und die Vorlage bei der Rechnungserstellung entsprechend ausgewählt werden.

Kann das Reverse-Charge-Verfahren angewendet werden?

Ja, Papierkram erstellt automatisch an Rechnungsempfänger im EU-Ausland, bei denen eine Umsatzsteuer-ID angegeben wurde, Rechnungen nach dem Reverse-Charge-Verfahren und verbucht diese entsprechend. Papierkram erstellt zudem automatisch die abzugebende Zusammenfassende Meldung. Mehr dazu

Kann ich Papierkram auch als Unternehmen außerhalb von Deutschland nutzen?

Jein :-) Papierkram bietet viele Funktionen, die auch ohne Einschränkung in anderen Ländern funktionieren, wie z. B. die Zeiterfassung, Kundenverwaltung, etc. - allerdings liegt unser Fokus auf der Abbildung der deutschen Steuerregelungen, so dass wir nicht versprechen können, dass die Nutzung reibungslos funktioniert. Weiterhin sind einige Funktionen wie die UStVa oder EÜR natürlich nur für in Deutschland Steuerpflichtige nutzbar.

Kann ich wiederkehrende Rechnungen / Verträge / Abos abbilden?

Ja, das ist möglich. Hierzu findest du - die entsprechende Version vorausgesetzt - einen Menüpunkt "wiederkehrende Dokumente" unter dem Desktop-Icon im Hauptmenü deiner Papierkram-Instanz. Dort kannst du nicht nur wiederkehrende Rechnungen, sondern auch Belege / Ausgaben hinterlegen. Ein Abo wird automatisch in dem gewählten Intervall (z.B. jeden Monat oder jedes Jahr) ausgeführt. Dann erstellt dir Papierkram einen fertigen Rechungsentwurf, welchen du nur noch abschließen und versenden musst. Mehr zu wiederkehrenden Rechnungen findest du hier.

Wann kommt die Funktion XYZ?

Wir sind immer daran interessiert, unser Produkt weiter zu verbessern. Hast du eine coole Idee wie das Produkt noch besser werden kann? Dann schicke uns über das Kundenkonto deine Ideen und Wünsche.

Leider können wir nicht immer alle Ideen sofort bewerten oder gar umsetzen, so dass wir dir hierzu in der Regel kein verbindliches Feedback geben können. Die Ideen werden bei uns gesammelt, in den regelmäßigen Roadmap-Planungen bewertet und ggf. für eines der nächsten Releases vorgemerkt. Dabei müssen wir nicht nur die Machbarkeit bewerten, sondern schauen, inwiefern die Funktion einen Mehrwert für einen Großteil unserer Nutzer bringt. Getreu unserem Anspruch an ein intuitives Tool können wir nicht jede Funktion implementieren.

Wir versuchen in unseren Update-Infos immer die Neuerungen aufzuführen, so dass du dort regelmäßig schauen kannst, ob es dein Wunsch bereits in das Release geschafft hat.

Welche Platzhalter gibt es bei Angeboten, Rechnungen, etc.?

Papierkram bietet dir verschiedene Platzhalter u.a. in den Freitextfeldern auf Angeboten, Rechnungen und Vorlagen. Mit diesen kannst du dynamische Inhalte bzw. Referenzen (z.B. den Namen des Kunden) in dem Text verwenden. Der Platzhalter wird dann automatisch bei der finalen Dokumentenerstellung durch den jeweiligen Wert ausgetauscht. Eine Auflistung der möglichen Variablen findest Du hier. Die Verfügbarkeit der jeweiligen Variablen ist abhängig von dem aktuellen Kontext. Wenn du in dem Textfeld eine doppelte, geschweifte Klammer {{ schreibst bekommst du als zusätzliche Hilfe eine Liste der dort verfügbaren Platzhalter.

Welche Vorteile bietet mir Papierkram?

Papierloses Belegmanagement, komfortable Angebots- und Rechnungserstellung, und die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) - mit Papierkram hast du alle Funktionen, die dir das Verwalten deiner Finanzen und damit dein Berufsleben einfacher machen. Und das in einem System. Überall nutzbar, plattformunabhängig und leicht zu bedienen.

Häufige Geschäftsvorfälle Tipps und Tricks zu häufigen Geschäftsvorfällen

Kann ich zweiseitiges Briefpapier nutzen?

Ja - mit Papierkram kann man auch zweiseitiges Briefpapier in seinen Rechnungen verwenden.

Dazu musst du die erste und zweite Seite des Briefpapieres in einem Dokument zusammenfassen und dieses im PDF Format wie gewohnt unter:
Einstellungen -> Dokumentenvorlage -> Briefpapier
hochladen.

Am linken unteren Rand findest du eine Checkbox "Folgeseiten". Wenn du hier ein Häkchen setzt, werden die Folgeseiten mit der zweiten Seite deines PDFs erstellt!

Warum kann ich Belege nicht mehr löschen?

Belege werden festgeschrieben, sobald eine Zahlung zu einem Beleg erfasst wurde. Anschließend können sie nicht mehr bearbeitet oder gelöscht, sondern nur noch storniert werden.

Kann ich Belege mobil mit dem Smartphone scannen in meinen Account schicken?

Ja, Du kannst den Posteingang Deines Accounts und eine Scanapp auf dem Smartphone dafür verwenden. Hier haben wir ausführlich beschrieben, wie Du mit dem Posteingang sehr komfortabel Belege an Deinen Account senden kannst.

Warum können Rechnungen nicht mehr gelöscht, sondern nur storniert werden?

Auf Grund der steuerlichen Vorgaben müssen Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und lückenlos sein. Hast du bereits eine Rechnung ausgestellt (also den Entwurf abgeschlossen), so darf diese nicht nachträglich geändert werden. Du kannst diese jedoch jederzeit stornieren .

Damit erstellt dir Papierkram dann automatisch eine entsprechende "Storno-Rechnung" die du deinem Kunden ebenfalls für seine Unterlagen zur Verfügung stellen kannst. Möchtest du eine Rechnung, welche bereits ausgestellt wurde, noch einmal ändern, so kannst du diese "nachträglich bearbeiten".

Damit wird im Hintergrund auch eine Stornierung gemacht und eine neue Rechnungsnummer (diese ist gleich der vorherigen Rechnungsnummer mit "-2" als Version angehängt) vergeben.

Wie räume ich Skonto/Rabatt ein?

Auch Rabatt und Skonto kann man in unseren Rechnungen eintragen und zwar folgendermaßen:

Beispiel Rabatt
Man kann einen Rabatt einfach als Posten einbinden und mit negativem Euro Betrag ausweisen. Über die Anzahl kann man sowohl relative, als auch absolute Werte steuern. Man kann übrigens genauso gut auch „-1“ in der Anzahl schreiben und den EUR Betrag positiv belassen. (Wodurch man eine Gutschrift erstellt)

Beispiel Skonto
Am einfachsten lässt sich Skonto über das Freitextfeld realisieren. (So auch meist üblich). Wenn man immer Skonto geben möchte, kann man auch direkt die Vorlage dafür bearbeiten („Einstellungen > Dokumentenvorlagen“) oder eine Vorlage kopieren und „Rechnung mit Skonto“ (o.ä.) nennen und dort dann entsprechend den Satz ändern.

Zur besseren Übersicht kann man hier auch mit Fettdruck, Absatz arbeiten. Des Weiteren kann man mit den Platzhaltern zusätzliche Informationen einarbeiten, wenn gewünscht:

Hierfür geeignete Platzhalter sind:
{{invoice.total_gross_f}} – Gesamtbetrag der Rechnung {{rechnung.zahlungsfrist}} – Zahlungsfrist

Unsere Templatesyntax erlaubt sogar einfache Berechnungen (allerdings ohne Nachkommastellen, eine Rundungsfunktion gibt es derzeit nicht), so könnte man mit folgender Rechnung den Skontobetrag berechnen.

Vom Gesamtbetrag ({{invoice.total_gross_f}}€) werden 2% Skonto ({{invoice.total_gross_f | replace_first:'.','' | replace:',','.' | times:0.02 |append:'x'|split:'.'|first}}€), bei einer Zahlung binnen 14 Tagen nach Rechnungsstellung abgezogen. Damit wäre der Zahlbare Betrag {{invoice.total_gross_f | replace_first:'.','' | replace:',','.' | times:0.98 |append:'x'|split:'.'|first}}€.

Wie kann ich Mahngebühren automatisch in meine Mahnungen einfügen?

Im Kapitel "Mahnungen" im Handbuch haben wir erklärt, wie man mit Hilfe der Liquid-Syntax Berechnungen von Mahngebühren etc. in den Vorlagen vornehmen kann.

Kontenabgleich Alles um den Kontenabgleich und kompatible Banken

Anzahl der Konten

In der ProPlus-Version können zwei Bankkonten eingebunden und abgeglichen werden. Ab der Team-Version ist die Einbindung von bis zu vier Konten möglich.

Welche Banken werden unterstützt?

Der BAFIN regulierte Anbieter FinTecSystems fungiert als unser Dienstleister für die Bereitstellung der Schnittstellen zu den Banken. Dieser unterstützt über 99 % aller deutschen Banken. Immer mehr Banken aus Österreich und der Schweiz werden ebenfalls unterstützt. Nach der Anmeldung für die Free-Version startest Du automatisch in einer Testphase für die Version Pro+ und kannst so in Ruhe ausprobieren, ob Deine Bank unterstützt wird.

Kann ich Kontotransaktionen als Exportdatei in Papierkram importieren

Nein, das ist nicht möglich. Kontotransaktionen können nur in Papierkram importiert werden, wenn eine Synchronisation mit der betreffenden Bank möglich ist. Eine Exportdatei der Bank kann nicht importiert werden.

Kann ich über Papierkram Lastschriften einziehen?

Nein, das ist derzeit noch nicht möglich. Papierkram erstellt automatisch ein SEPA-Mandat als PDF, das dem Kunden zugesendet werden kann. Das Einziehen von Lastschriften ist aber nicht möglich.

Rund um meine Daten Datenimport, Datenschutz, Datensicherheit

Welche Passwort-Richtlinien gelten bei Papierkram?

Ein Passwort bei Papierkram muss mindestens folgende Anforderungen erfüllen

  • 8 Zeichen Mindestlänge
  • Mindestens 1 Großbuchstabe
  • Mindestens 1 Zahl
  • Mindestens 1 Sonderzeichen (-_@#$%!)
Ich möchte zu Papierkram wechseln - kann ich meine bisherigen Daten importieren?

Ja - wir bieten einige Funktionen an, mit denen du deine Daten in Papierkram übernehmen kannst. Diese Funktionen sind jedoch nur für die Ersteinrichtung gedacht und sollten anschließend nicht mehr verwendet werden, da sie ggf. vorhandene Daten überschreiben oder modifizieren. Sollte bei der Ersteinrichtung etwas schief gehen, kann dir der Support weiterhelfen und alle Daten deines Accounts wieder zurücksetzen.

Die Import-Funktion findest du in deinem Kundenportal unter https://mein.papierkram.de/import. Im Moment können folgende Informationen per CSV-Datei importiert werden:

  • Kunden
  • Lieferanten
  • Waren
  • Rechnungen

Bitte beachte hierzu die entsprechenden Hinweise und Format-Vorgaben auf der Import-Seite.

Kann der Support meine Daten einsehen?

Prinzipiell: nein. Unser Support hat nur Zugriff auf einige wenige Inhalte wie z. B. deine Kontaktdaten, Vorlagen, einige statistische Informationen, deine Tickets sowie deinen Vertrag. Wir bitten dich daher, bei Supportanfragen immer eine genaue Beschreibung deines Problems zu verfassen und, wenn möglich, einen Screenshot anzufügen. Eine Anfrage wie "Warum steht hier 42?" kann unser Support leider nicht beantworten wenn du ihm keinen Screenshots - am Besten von der gesamten Ansicht - zukommen lässt. Bitte schwärze vorher ggf. datensensitive Bereiche.

Unter mein.papierkram.de/support gibt es einen Button, um den Fernzugriff auf Deinen Account zuzulassen. So können wir uns Fälle ansehen, die sich mit Beschreibung und Screenshots alleine nicht lösen lassen. Nur, wenn Du diesen Button drückst, kann unser Support für einen kurzen Zeitraum Deinen Account und Deine Daten einsehen.

Kann der Support mir bei steuerlichen Fragen helfen?

Nein. Unser Support ist ausschließlich für technische Fragen geschult und ersetzt keine steuerliche Beratung durch einen Fachmann. In manchen Fällen kann er Tipps geben wie man bestimmte Sachverhalte in Papierkram abbilden kann - diese sind aber nicht verbindlich bzw. rechtssicher und das Ergebnis ist immer durch deinen persönlichen Steuerberater unter Berücksichtigung der persönlichen Umstände zu prüfen. Dieses gilt auch für sämtliche Exporte bzw. Formulare die du dem Finanzamt übermittelst - hier ist immer eine Prüfung der Daten vor der Abgabe vorzunehmen.

Kann ich meine Daten auch exportieren?

Ja, das ist möglich. Wir glauben an unser Produkt, daher erlauben wir im Gegensatz zu vielen anderen Tools auch einen Export ohne dich fest an uns binden zu wollen. Schließlich sind es deine Daten!

Wir bieten dir hierfür einen kompletten Export deiner relevanten Daten unter Einstellungen > Export in deiner Instanz an. Dabei generieren wir für dich eine ZIP-Datei mit den wichtigsten Daten deines gesamten Accounts wie z. B. aller Angebote, Rechnungen als PDF, deiner Kunden etc. Wir empfehlen dir, regelmäßig einen solchen Export anzulegen und auf einem Medium deiner Wahl zu archivieren - so bist du immer im Besitz deiner Daten.

Kann ich Testdaten wieder löschen?

Wenn Du Dich nach einem Test von Papierkram dazu entschließt, das System produktiv zu nutzen, hast Du vielleicht schon eine Menge Testdaten wie Zeiten und Kunden eingegeben und Angebote und Rechnungen erstellt, die sich nicht mehr löschen lassen. Wir setzen Deinen Account gerne zurück, so dass Du wieder von Null starten kannst. Schreibe uns bitte dazu eine Supportanfrage unter mein.papierkram.de/support.

Warum kein Support per Telefon, E-Mail und Facebook

Wir verstehen, dass du gerne über möglichst jeden erdenklichen Weg mit uns kommunizieren möchtest. Allerdings haben wir uns dazu entschieden, den Support nur über dein Kundenkonto unter mein.papierkram.de anzubieten. Das hat mehrere Gründe:

  1. Nur so können wir überprüfen, ob du wirklich der Nutzer des Accounts bist. Auf anderen Wegen könnte jeder in deinem Namen schreiben und das Potential, dass sich jemand als dich ausgibt, wäre hoch. Die Sicherheit deiner Daten hat für uns oberste Priorität

  2. Nur so können wir deine Anfragen zentral verwalten und auch mit mehren Kollegen sauber bearbeiten. Das ist sehr wichtig, da wir mit mehreren Personen an den Themen arbeiten und z. B. unser Facebook-Team ein anderes ist als unser Support-Team

  3. Unsere Experten müssen oftmals ebenfalls einige technische Probleme recherchieren bzw. mit unseren Technikern abstimmen. Diese Rücksprachen sind am Telefon nur schwer möglich bzw. würden sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

Bei Anfragen über dein Kundenkonto achte daher bitte darauf, dass Deine Frage möglichst verständlich und am besten mit Screenshots dokumentiert ist - dann kann unser Support dir schneller helfen. Die Kollegen freuen sich übrigens auch über ein Lob wenn sie dir helfen konnten :-)

Wie sicher sind meine Daten bei Papierkram?

Der Betrieb von Papierkram erfolgt in den modernsten Rechenzentren in Frankfurt am Main, die den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Mit Hilfe der 256-Bit-SSL Verschlüsselung bleiben deine Daten geschützt und ein mehrstufiges Sicherheitssystem schützt deine Daten vor Übergriffen Dritter. Weitere Informationen zu unserer Sicherheit und warum unser Dienst sicherer ist als die meisten Desktop-Anwendungen findest du hier.

Vertrag und Abrechnung Rund um die Papierkram-Verträge und Preise

Sind Updates kostenlos?

Ja, Updates und Verbesserungen für Papierkram sind völlig kostenlos. Das Beste dabei: Updates werden automatisch im Hintergrund durchgeführt, du musst dich um nichts kümmern.

Upgrade - Hilfe, mir wurde der bereits bezahlte Betrag nicht gutgeschrieben

Wenn du von einem kleineren Paket auf ein größeres Upgrades, so berechnen wir die anteiligen und bereits bezahlten Kosten, so dass du nur die jeweilige Differenz bezahlst. Bsp.: Hast du einen Jahresvertrag zu 50 EUR und wechselst nach einem halben Jahr auf den 100 EUR Jahresvertrag, so schreiben wir Dir anteilig 25€ gut. Diese Gutschrift erfolgt jedoch aus technischen Gründen nicht zeitgleich. Es kann daher bis zu 4 Wochen dauern bis dieser Betrag deinem Bankkonto wieder gutgeschrieben wird.

Was sind die Vorteile eines 12-Monate Vertrags?

Der Abschluss eines Abonnements über 12 Monate reduziert die anfallenden Kosten. Papierkram gewährt 20% Rabatt auf die Normalpreis. Nähere Informationen findest du unter dem Punkt Preise.

Wie funktioniert das Lizenzmodell?

Du mietest Papierkram für die Dauer des abgeschlossenen Abonnements. Dies geschieht entweder auf monatlicher Basis oder für die Dauer von 12 Monaten. Bei einem Jahresvertrag bieten wir dir besondere Rabatte an. Zudem bist du damit auch vor eventuellen Preiserhöhungen in diesem Zeitraum abgesichert.

Wieso wird Papierkram kostenlos angeboten?

Wir sind der Überzeugung, dass Buchhaltung und die Verwaltung von Finanzen nicht schmerzhaft oder unangenehm sein muss. Da wir aus eigener Erfahrung vor dem Problem standen, dass es keine inutitive und einfache Buchhaltung, die es gerade auch jungen Unternehmern leicht macht, auf dem Markt gibt, haben wir Papierkram entwickelt. Aus diesem Grund bietet Papierkram ebenfalls eine kostenlose Variante für die Nutzer, die gelegentlich eine Rechnung erstellen oder ein Angebot schreiben müssen, sich aber verständlicherweise nicht in komplizierte Software einarbeiten wollen.

Für die regelmäßige Nutzung empfehlen wir das Upgrade auf unsere Bezahlversionen - mit diesen profitierst Du nicht nur von vielen weiteren Funktionen und Verbesserungen, sondern hast auch Zugriff auf unseren PRO Support.