E-Rechnung, E-Rechnungspflicht, XRechnung, ZUGFeRD: Was bedeutet das alles?¶

In den letzten Wochen und Monaten war das Thema „E-Rechnungspflicht ab 2025“ in aller Munde und es gab viele Diskussionen und Artikel dazu. Oft wurde dabei aber nicht auf die Hintergründe und die Folgen für die Buchhaltung eingegangen Viele Selbstständige und Unternehmer:innen sind dadurch sehr verunsichert und fragen sich, was das genau für ihre Rechnungsstellung und Belegablage bedeutet.

In diesem Artikel klären wir alle relevanten Fragen zu den Begriffen E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD und zeigen, dass sich für Deine Rechnungserstellung gar nicht viel ändern wird. Wenn Du Papierkram schon nutzt, erstellst Du wahrscheinlich schon lange E-Rechnungen, ohne es bemerkt zu haben. Papierkram erfüllt diese Anforderungen nämlich schon seit einigen Jahren.

Bisher hast Du eine Rechnung erstellt, womöglich sogar mit Excel und Word, hast sie gedruckt und verschickt oder als einfaches PDF per E-Mail versendet. Ab 2025 wird das nur noch für Rechnungen an Privatkund:innen möglich sein. Rechnungen, die du an Unternehmen und staatliche Institutionen schickst, müssen als E-Rechnungen erstellt werden. Außerdem musst Du E-Rechnungen empfangen und verbuchen können.

Davon abgesehen, dass die Rechnungserstellung mit Excel und Word generell immer eine schlechte Idee war und ist, wird es für die allermeisten Unternehmen ab 2025 obligatorisch werden, eine Buchhaltungssoftware zu verwenden, die E-Rechnungen erstellen und ablegen kann.

Definition E-Rechnung¶

Laut offizieller Definition nach § 2 E-Rechnungsverordnung (ERechV) und dem „Wachstumschancengesetz“ muss eine E-Rechnung folgenden Anforderungen genügen:

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können. Sie muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen und den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen.

Ein Standard für Europa¶

Damit nicht jedes Land in Europa eine eigene Lösung entwickelt, die mit denen anderer EU-Ländern nicht kompatibel ist, hat die EU eine Norm beschlossen, um den innereuropäischen Warenverkehr zu digitalisieren und zu vereinfachen. So wird verhindert, dass ein Flickenteppich mit nicht vereinbaren Standards entsteht und sichergestellt, dass Rechnungsstellungen innerhalb Europas problemlos über die Bühne gehen können.

Diese Norm tritt 2027 in Kraft. Deutschland hat aber im Zuge des Wachstumschancengesetzes beschlossen, dass diese Regelung schon ab 2025 verpflichtend wird.

Aber was ist jetzt genau diese E-Rechnung?¶

Hinsichtlich E-Rechnungen gibt es zwei Begrifflichkeiten, die Du kennen solltest:

E-Rechnung, ZUGFeRD und XRechnung – alle drei Formate sind E-Rechnungen und erfüllen die vorhin genannten Bedingungen, es gibt aber Unterschiede, die wir im Folgenden genauer unter die Lupe nehmen werden.

E-Rechnung¶

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in digitaler Form erstellt und versendet wird. Bei E-Rechnungen handelt es sich um XML-Dateien, die Daten in strukturierter Form enthalten. Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen oder bloßen PDF-Rechnungen werden E-Rechnungen elektronisch verarbeitet, was Zeit und Kosten spart. E-Rechnungen können einfach gespeichert, verwaltet und an andere Systeme weitergeleitet werden.

ZUGFeRD-Rechnung¶

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht zunächst aus, wie eine normale PDF-Rechnung. Hierbei handelt es sich um ein sogenanntes „hyrides Format“.

Der Unterschied zu einem normalen PDF ist, dass in einer ZUGFeRD-Rechnung eine XML-Datei eingebettet ist. Diese XML-Datei enthält die Daten der Rechnung in strukturierter Form, so dass diese von einer Software automatisiert ausgelesen werden können. Wenn Du eine ZUGFeRD-Rechnung in einem Tool, mit dem du PDF-Dokumente öffnest, anschaust, kannst Du sehen, dass diese Datei als Anhang eine XML-Datei enthält. Hier sind die Daten der Rechnung enthalten.

Die ZUGFeRD Rechnung wurde für sogenannte B2B Geschäfte konzipiert. B2B steht für „Business to Business“ oder auf deutsch: Von einem Unternehmen für ein anderes Unternehmen.

Die Abkürzung ZUGfERD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – muss man sich nicht merken.

ZUGFeRD entspricht ab der Version 2.1 den Anforderungen der E-Rechnung, die EU-Norm wird erfüllt.

XRechnung¶

Eine XRechnung unterscheidet sich von einer ZUGFeRD-Rechnung dahingehend, dass kein PDF-Dokument mehr enthalten ist, sondern die gesamte Rechnung nur aus einer XML-Datei besteht, die alle Rechnungsdaten enthält.

Eine XRechnung ist also im Prinzip einer ZUGFeRD-Rechnung sehr ähnlich. Die Daten werden ebenfalls in strukturierter Form und maschinenlesbar in einer XML-Datei übermittelt, allerdings wird auf ein PDF-Dokument verzichtet. Bei einer XRechnung handelt es sich also, wie bei einer E-Rechnung um eine XML-Datei. Allerdings müssen hier noch weitere Informationen enthalten sein. Diese Informationen, die man vom Rechnungsempfänger erhält, müssen bei der Rechnungsstellung eingegeben und mit der Rechnungsdatei übermittelt werden.

Für Menschen ist diese Datei schwer lesbar. Wenn man sich aber den Aufbau genauer ansieht, erkennt man, in welchen Zeilen die Rechnungsdaten enthalten sind.

Die XRechnung wird im Gegensatz zu E-Rechnungen und ZUGfERD Rechnungen für B2G Geschäfte verwendet. B2G bedeutet „Business to Government“, auf deutsch also „von Unternehmen für die öffentliche Verwaltung“.

Zusammenfassung¶

Eine E-Rechnung ist also entweder eine XML-Datei, eine PDF-Datei im ZUGFeRD-Format oder eine XRechnung, alle drei erfüllen die EU-Norm. Sie dürfen schon jetzt und müssen ab 2025 für B2B und B2G-Geschäfte genutzt werden.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für dich?¶

Du solltest ab 2025 auf jeden Fall eine Software nutzen, die E-Rechnungen empfangen kann. Papierkram ist beispielsweise eine solche Software.

Normale PDF- und Papierrechnungen dürfen in 2025 noch verschickt werden, aber nur wenn der Empfänger seine Zustimmung gibt und wenn der Gesamtumsatz des Unternehmens, das die Rechnung erstellt, unter 800.000 Euro liegt. In diesen Fällen gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2026. Liegt der Jahresumsatz über 800.000 Euro, ist die Deadline schon der 01.01.2026.

Da Du aber im besten Fall Papierkram nutzt, gibt es keinen Grund für Dich, um eine solche Zustimmung zu bitten, Du erstellst einfach wie gehabt eine Rechnung und Papierkram regelt alles im Hintergrund. Verschickt wird eine E-Rechnung.

Rechnungen unter 250 Euro, sogenannte Kleinbetragsrechnungen, und bestimmte steuerfreie Leistungen wie zum Beispiel Fahrausweise dürfen weiterhin in Papierform ausgestellt werden.

Wenn Du eine E-Rechnung als XML-Datei erhältst, kannst Du auch die Informationen aus dem Code übernehmen und in Deiner Buchhaltung eingeben. Das ist aber nicht sehr komfortabel. Du solltest also eine Buchhaltungssoftware verwenden, in der Du die Datei einfach hochladen kannst und die Informationen der Rechnung automatisch übernommen werden.