Einstellungen

Unter dem Punkt "Einstellungen" im rechten Seitenkopf stellst du die wichtigsten Infos zu deinem Unternehmen ein und kannst grundlegende Optionen festlegen. Wir erklären dir hier Schritt für Schritt, welche Einstellungen möglich sind und welche Auswirkungen diese auf die tägliche Arbeit mit Papierkram haben.

Firmendaten

Unter dem Menüpunkt "Mein Unternehmen" gibst du alle relevanten Informationen zu deinem Unternehmen ein. Neben den Basisinformationen wie Name, Inhaber und Kontaktmöglichkeiten, kannst du zwei Anschriften, eine Post- und eine Hausanschrift, dein Logo, deine Steuerdaten und deine Gläubiger-Identifikationsnummer im SEPA-Lastschriftverfahren eingeben. Solltest du keine Gläubiger-ID besitzen, kannst du diese, falls du möchtest, direkt mit einem Klick auf den Link neben dem Feld bei der deutschen Bundesbank beantragen.
Das einzige Pflichtfeld in diesem Formular ist der Name des Unternehmens. Alle anderen Einträge sind optional. Trage genau die Informationen ein, die du für dein Unternehmen benötigst. Das Logo kannst du entweder über den Button "Datei auswählen" oder direkt per Drag & Drop hochladen.
Wird das Feld "USt-IdNr." ausgefüllt, wird diese Nummer auf deinen Dokumenten im Seitenfuß angegeben. Ist dieses Feld leer, aber die Steuernummer angegeben, wird diese in den Dokumenten eingetragen.
Ob dein Account mit der Kleinunternehmerregelung oder Mehrwertsteuerpflichtig geführt wird, wählst du bei deiner Anmeldung bei Papierkram aus. Diese Einstellung ist danach nur durch uns änderbar. Solltest du hier eine Änderung vornehmen wollen, schreibe uns bitte ein Supportticket unter https://mein.papierkram.de/support.
 

Nummernkreise

Die Einstellungen unter "Nummernkreise" beeinflussen, wie die Dokumente, die von Papierkram erstellt werden, sowie die Kunden und Lieferanten, die du eingibst, nummeriert und gezählt werden. Es können Einstellungen für Angebots-, Lieferschein-, Rechnung-, Beleg-, Kunden- und Lieferantennummern vorgenommen werden. Mit verschiedenen Komponenten können die Nummernkreise deinen Wünschen oder deinem bisherigen Nummernkreisschema angepasst werden. Man muss bei einem Wechsel des Rechnungstools aber auch nicht zwangsläufig den vorhandenen Nummernkreis fortsetzen - man kann auch einen neuen Nummernkreis starten wenn man sauber dokumentiert, wo der alte Nummernkreis aufhört und wie der neue weiterläuft. Wichtig ist nur, dass die Nummern eindeutig sind.
Der folgende Screenshot zeigt die Nummern, für die hier Einstellungen vorgenommen werden können.

Nummernkreise einstellen in Papierkram

Unter "Datumskomponenten" bzw. "Zählerkomponenten" werden die verschiedenen Platzhalter erklärt. Zu jeder möglichen Variable siehst du den Beispielwert daneben. Das Beispiel zeigt dir, wie der Teil der Nummer auf den Dokumenten aussehen wird. Sobald man in den Feldern oben die Variablen ändert, sieht man sofort in der Spalte "Vorschau", welche Struktur der Nummernkreis haben wird.
Trägst du bei der Rechnungsnummer bspw. RE-{jj}-{jz,6} ein, so ergibt das im Jahr 2016 einen Rechnungsnummernkreis, der mit der Nummer RE-16-000001 beginnt. Würde hier im zweiten Komponentensegment das "j" fehlen, würde der Zähler im Jahr 2017 einfach weiterzählen. Wären also im Jahr 2016 666 Rechnungen geschrieben worden, dann würde der Rechnungsnummernkreis nach dem Jahreswechsel mit RE-17-000667 weitergezählt werden. Durch das "j" wird der Zähler nach Jahreswechseln zurückgesetzt und die Nummer für die erste Rechnung in 2017 wäre RE-17-000001.
Der Startwert eines Nummernkreises ist, nachdem das erste den Nummernkreis betreffende Dokument erstellt wurde, nicht mehr änderbar. In den FAQ ist beschrieben, wie du den Startwert wieder auf Null setzen kannst.

Mein Profil

Unter "Mein Profil" verwaltest du deinen Zugang zu Papierkram. Hier kannst du deine Kontaktdaten und dein Passwort ändern.

Dienstleistungen und Artikel

Unter "Waren und Dienstleistungen" legst du Artikel und Services an, die du anbietest. Nach einen Klick auf den Menüpunkt wird dir eine Liste mit bisher angelegten Items angezeigt, diese Liste ist wie alle Listen in Papierkram über einen Klick auf die Texte in der Kopfzeile sortier- und über die Filterfunktion links neben dem Suchfeld filterbar. Mit dem Suchfeld können die Artikel und Dienstleistungen durchsucht werden und mit einem Klick aus den Knopf "CSV" bekommst du eine Datei der angelegten Waren und Dienstleistungen im CSV-Format, die du bspw. in Excel oder LibreOffice Calc weiterbearbeiten kannst.
Um einen neuen Eintrag anzulegen, klickst du auf "+ Neue Ware oder Dienstleistung". Es öffnet sich eine Maske, in der du die Informationen zur Ware oder Dienstleistung eingibst.

Einen neuen Artikel oder einen neuen Service in Papierkram anlegen

Neben Bezeichnung, Beschreibung, Preis und Mwst.-Satz kannst du im Feld "Typ" einstellen, ob es sich um eine "Ware", "Dienstleistung" oder ein "E-Commerce-Artikel" handelt. Wählst du "Ware", kannst du die Einheit in Einzahl und Mehrzahl angeben, wählst du "Dienstleistung", kannst Du die Zeiteinheit angeben und zwischen Stunden und Tagen wählen.

Zahlungsbedingungen

Unter Zahlungsbedingungen kannst du verschiedenen Zahlungsfristen angeben. Aus diesen Fristen kannst du bei der Rechnungserstellung unter "Zahlungsfrist" auswählen. Mit einem Klick auf "+ Neue Zahlungsbedingung" legst du einen neuen Eintrag an und kannst als Einheit zwischen "Tage", "Arbeitstage", "Wochen" und "Monaten" wählen. Legst du hier bspw. eine Zahlungsbedingung von 10 Arbeitstagen fest, wird diese bei der Rechnungserstellung auswählbar. Auf der Rechnung kannst du im Freitextfeld einen beliebigen Text schreiben und mit dem Platzhalter {{rechnung.zahlungsfrist}} die Zahlungsfrist aufrufen. "Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb der nächsten {{rechnung.zahlungsfrist}} auf das unten genannte Konto." ergibt dann "Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb der nächsten 10 Arbeitstage auf das unten genannte Konto.
Eine Übersicht über andere nützliche Platzhalter findest Du in den FAQ.

Kontoverbindung / HBCI

In Papierkram kannst du mehrere Konten anlegen und per HBCI online abgleichen. Ist eine Bank als "Hausbank" aktiviert, erscheint sie auf deinen Dokumenten als Bankverbindung.
Mit der Option "HBCI" markierst du, ob das Konto per HBCI online abgeglichen werden soll. Papierkram verwendet zum Onlineabgleich das PIN/TAN-Verfahren. Hier findest du weitere Informationen zum von uns verwendeten Verfahren und Informationen darüber, ob deine Bank dieses Verfahren unterstützt. Der HBCI-Abgleich steht ab der PRO+-Version zur Verfügung. Nicht alle Banken unterstützen den HBCI-Abgleich per PIN/TAN-Verfahren. Wenn dir diese Funktion wichtig ist, erkundige dich bitte vor dem Abschluss eines Papierkram-Abonnements bei deiner Bank, ob ein Abgleich möglich ist. Am besten ist es, den Abgleich zu testen. Dazu bieten wie Monatsverträge an mit denen Du ohne Risiko für einen Monat die PRO+ Funktionen testen kannst. Sollte es nicht klappen weil Deine Bank z.B. das PIN/TAN Verfahren nicht unterstützt oder Dir die Funktionalität nicht gefällt, so kannst Du einfach zum Ende des Monats wieder die Version wechseln. Wenn Du Dir nicht sicher bist, so solltest Du immer ein Monats-Vertrag zum Start wählen - wenn dann alles passt kannst Du jederzeit auf den günstigeren Jahresvertrag wechseln. Ggf. bereits bezahlte Beiträge für überlappende Zeitabschnitte werden automatisch verrechnet.

Vorlagen und Briefpapier

Unter "Dokumentenvorlagen" hast du die Möglichkeit, das Erscheinungsbild der von Papierkram erzeugten Dokumente anzupassen und so die Corporate Identity deines Unternehmens auch in Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen usw. abzubilden.
Das Logo, das unter "Mein Unternehmen" hochgeladen werden kann, wird in die Dokumente übernommen. Die elegantere Möglichkeit, die Dokumente zu Individualisieren, ist allerdings die Briefpapierfunktion. Um ein Briefpapier zu hinterlegen, wählst du unter "Dokumentvorlagen" den Reiter "Briefpapier". Hier kannst du ein selbst gestaltetes PDF hochladen, das quasi unter die Inhalte gelegt wird, die von Papierkram generiert werden. Du kannst also Logo, deine Adresse oder die Fußzeile im PDF einbinden und die Seitenränder mit den Schiebereglern entsprechend anpassen. Das Logo kannst du dabei als Vektorgrafik einbinden, so dass das Logo immer gestochen scharf auf deinen Dokumenten erscheint. Wenn du ein zweiseitiges PDF hochlädst und unter der Briefpapiervorschau die Option "Folgeseiten" aktivierst, wird die erste Seite des Briefpapiers für die erste Seite des erzeugten Dokuments verwendet und die zweite Seite des PDFs für eventuelle weitere Seiten.

Ein eigenes Briefpapier in Papierkram hinterlegen

Unter dem Reiter "Dokumentenvorlagen" siehst du die verschiedenen Vorlagen, aus denen deine Dokumente generiert werden. Wenn du dort auf "+ Kopieren" klickst, kannst du diese Vorlage unter einem eigenen Namen abspeichern. Diese findest du dann unter dem Abschnitt "Eigene Dokumentenvorlagen" unter den Standardvorlagen wieder.
Die Vorlagen können nach einem Klick auf "Bearbeiten" angepasst werden. Hier kannst du wählen, welche Inhalte Papierkram verwendet um die Dokumente zu erstellen. In der rechten Spalte aktivierst oder deaktivierst du die einzelnen Elemente mit einem Klick in die entsprechende Checkbox. In der Dokumentvorschau kannst du die Standardfreitexte ändern und mit Platzhaltern versehen. Hast du beispielsweise Logo, Absenderzeile und die Fußzeile bereits in dein Briefpapier integriert, kannst du diese Punkte hier deaktivieren. Nach einem Klick auf "Speichern" werden deine Änderungen für das Dokument übernommen und mit einem Klick auf den Button "PDF" kannst du sehen, wie das fertige Dokument mit Briefpapier aussehen wird.

Zeiterfassung

Unter dem Punkt Einstellungen -> Zeiterfassung kannst du einstellen, wie die Zeiterfassungsfunktion mit den durch den Tracker aufgenommenen Zeiten umgehen soll. Unter "Rundung erfasster Zeiten" kann eingestellt werden, auf welche Einheit die Einträge gerundet werden sollen. Zur Auswahl stehen hier "Minute", "Fünf Minuten", "Viertelstunde", "halbe Stunde" und "Stunde". Mit dem Dropdownfeld neben "Modus" legst du fest, wie gerundet wird. Hier kannst du zwischen "Aufrunden", "Abrunden" und "Mathematisch (auf und ab)" wählen.
Weitere Informationen zur Funktionsweise der Zeiterfassung findest du hier.

Timer-App

Die Desktop-TimeTracker-App kann unter "Apps" geladen oder direkt installiert werden. Mit dieser App kannst du Zeiten direkt vom Desktop deines PCs oder Macs erfassen. Informationen zur Funktionsweise findest du hier.

Export von Daten

Du kannst alle Daten deines Papierkram-Accounts jederzeit unter dem Punkt "Export" exportieren. Dabei werden deine Daten als CSV-Dateien, die Dokumente als PDF, dein Logo und deine Dokumente im Posteingang exportiert.
Folgender Screenshot zeigt dir, welche Daten genau ein Export beinhaltet.

Exportmöglichkeiten in Papierkram - Auflistung der Exportdaten

Nach einem Klick auf "Daten exportieren" wird unten ein neuer Export angelegt, der als ZIP-Datei mit einem Klick auf "ZIP" heruntergeladen werden kann. Es werden immer die letzten drei Exporte hier für dich bereitgehalten.
Nachdem du das ZIP-File geladen und entpackt hast, erhältst du folgende Ordnerstruktur, in der deine Daten übersichtlich einsortiert sind.

Export von Daten aus Papierkram - Übersicht der Ordnerstruktur

Vertrag / Konto

Unter "Vertrag und Konto" kannst Du deinen Account ändern und entweder zu einer kostenpflichtigen Version up- oder zur Free-Version downgraden. Vertragsdaten werden unter mein.papierkram.de verwaltet.  Auf der Seite "Vertrag / Konto" findest du den Link zu deiner Kontoverwaltung. Zu deiner Kontoverwaltung gelangst du auch durch einen Klick auf den Versionshinweis deines Accounts rechts neben deinem Unternehmensnamen im Seitenkopf.
Die Adressdaten unter Einstellungen > Unternehmen und die Rechnungsadresse, die in mein.papierkram.de hinterlegt sind, gleichen sich nicht automatisch ab. Die beiden Adressen können sich unterscheiden. Wenn Du also Deine Rechnungsadresse ändern möchtest, musst Du das unter mein.papierkram.de erledigen, die Unternehmensadresse, die auf den Dokumenten erscheint, änderst Du in Deinem Account in den Einstellungen.
 

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