Ausgaben- und Einnahmenbelege

Neben Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnungen können in Papierkram auch Einnahme- und Ausgabebelege erstellt und verwaltet werden. Im folgenden werden die verschiedenen Möglichkeiten der Belegerstellung und -verwaltung erklärt.

Ausgabebeleg erstellen

Die Ausgabebelege finden sich in der Hauptnavigation unter dem Punkt "Ausgaben" -> "Belege" bzw. dem Minus-Symbol. Klickt man auf diesen Punkt, werden alle angelegten Belege aufgelistet.

Einen neuen Beleg erstellt man über den Button "+ neuer Beleg". Nach einem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich die Maske, in der die Informationen des Belegs erfasst werden können.

Unter "Beschreibung/Referenz" kann eine Beschreibung des Belegs angegeben werden.

Die Beschreibung bzw. die Referenz wird später in der Liste der Belege unter der Belegnummer in der Spalte “Belegnummer/Bezeichnung” angezeigt.

Das Feld "Lieferant" muss nicht ausgefüllt werden. Falls Lieferanten angelegt wurden und ein Beleg von einem dieser Lieferanten eingegeben werden soll, kannst dieser Kontakt an dieser Stelle ausgewählt und eingetragen werden. Der Beleg wird dann im jeweiligen Kontakt im Tab "Belege" referenziert.

Das Feld "Herkunftsort" ist ein Pflichtfeld, der voreingestellte Wert ist "Inland". Hier hat man die Wahl zwischen "Inland", "EU" und "Drittland". je nachdem, woher der Beleg kommt, wird durch die Wahl des Herkunftsortes der Mehrwertsteuersatz beeinflusst.

"Datum" und "Zahlungsfrist" sind frei wählbar und werden beide beim Anlegen eines Belegs mit dem aktuellen Datum vorausgefüllt.

Positionen und Kategorien

Unter "Positionen" werden die verschiedenen Positionen des Belegs eingetragen.

Das Feld "Position" ist frei editierbar. Hier wird der Name des Produkts oder der Dienstleistung eingegeben, die auf dem Beleg aufgeführt ist.

Unter "Kategorie" wird ausgewählt, wie der Beleg verbucht werden soll. Grob gibt es die vier Hauptkategorien "Anlage", "Aufwand", "Privatentnahme" und "Steuern". Unter diesen sind die verschiedenen SKR 03 Konten aufgeführt, die nun der Position zugeordnet werden können.

Die meisten Kategorien werden durch ein Infofester, das sich öffnet, sobald man mit der Maus über die jeweilige Kategorie fährt, erklärt.

Unter "Betrag" wird schließlich der Betrag der Position eingegeben, hier kann ausgewählt werden, ob der Betrag brutto oder netto ist und unter "MwSt.", wie hoch der Mehrwertsteuersatz der Position ist. Hier gibt Papierkram die Wahlmöglichkeiten "19 %", "7 %" und "0 %" vor. Ein Klick auf den Button "+ Zeile hinzufügen" fügt eine neue Zeile ein. So können beliebig viele Positionen angelegt werden.

Im Feld "Notiz" können beliebige Notizen und weitere Informationen zum Beleg eingetragen werden.

Zusätzlich zu den Informationen des Belegs, die in der Maske eingegeben werden können, kann auch der Originalbeleg als Datei angehängt werden.

Einen Beleg, den man auf elektronischem Weg bekommen hat,lädt man ganz einfach als Datei hoch, Belege, die nicht als Datei vorliegen können gescannt oder abfotografiert und anschließend hochgeladen werden. Das Hochladen kann über zwei Wege erfolgen. Entweder klickt man auf den Button "Beleg hochladen" oder man zieht die Datei einfach auf die Fläche mit dem Drag & Drop-Symbol.

Speicherplatz

Je nach gebuchtem Paket steht mehr oder weniger Speicherplatz zur Verfügung

• FREE: 50 MB,
• PRO+: 1000 MB,
• TEAM: 1000 MB,
• BUSINESS: 2500 MB

Einen Beleg weiterberechnen

Belege können weiterberechnet werden. Wenn bspw. Anschaffungen oder Dienstleistungen für ein Projekt eingekauft wurden, können diese Positionen dem jeweiligen Projekt zugeordnet und dem Kunden wieder in Rechnung gestellt werden.

Dazu wird die Checkbox bei "Weiterberechnen" unter der weiterzuberechnenden Position aktiviert. Nach dem Aktivieren erscheinen drei Felder. Mit dem Auswahlfeld können Kunde und Projekt zugeordnet werden, im Feld neben "Betrag" wird der Betrag eingetragen, der weiterberechnet werden soll. Im Feld "Rechnungsposten" und "Beschreibung" kann eingegeben werden, wie die Position auf der Rechnung erscheinen soll, die für den Kunden erstellt wird, dem der Betrag weiterberechnet wurde.

Wurde ein Beleg bzw. eine Position eines Belegs weiterberechnet, findet man die entsprechende Position in dem jeweiligen Projekt unter Dokumente -> Belege. Wenn hier mit dem Button "+ Neu erstellen" und der Option "Rechnung aus Zeiten" eine neue Rechnung erstellt wird, erscheint ein Screen, auf dem nicht nur die Zeiteinträge, sondern auch die weiterberechneten Belegpositionen in eine Rechnung überführt werden können.

Mit einem Klick in die Checkbox in der entsprechenden Zeile wird der Beleg oder der Zeiteintrag ausgewählt und eine Rechnung erstellt, in der diese Items als Positionen aufgeführt werden.

Wiederkehrende Belege

Belege können, ebenso wie Rechnungen, wiederkehrend gemacht werden. Dazu klickt man in einem erstellten Beleg auf den Button "wiederkehrend machen". Es folgt eine Maske, in der die Parameter zur Wiederkehrung erfasst werden können

Mit "Aktiv An" und "Aktiv Aus" wird die Wiederkehrung an- und ausgeschaltet und so bspw. pausiert. Unter "Vorlage" wird angezeigt, welcher Beleg als Vorlage dient, hier kann mit einem Klick auf die Belegnummer zum entsprechenden Dokument gewechselt werden.

Unter "Alle" wird der Intervall zwischen den Erstellungsdaten angegeben. Hier kann zwischen "Tagen", "Wochen", "Monaten", "Jahren" und der Anzahl dazu gewählt werden. Mit "Start" und "Ende" schließlich wird angegeben, wann der Beleg das erste Mal erstellt und ab wann die Wiederkehrung gestoppt werden soll.

Einnahmenbelege

Neben Ausgabenbelegen können in Papierkram auch Einnahmebelege angelegt werden. Einnahmenbelege können verwendet werden, wenn es Einnahmen gibt, für die keine Rechnung gestellt wurde, bspw. bei Provisionserlösen, Privateinlagen oder Steuererstattungen.

Einnahmenbelege legt man an unter Einnahmen -> Belege. Hier kann, analog zu den Ausgabenbelegen, mit dem Button "+ Neuer Beleg" ein neuer Beleg angelegt werden.

Die Maske ist identisch mit der Maske für die Erfassung eines Ausgabebelegs, die angebotenen Kategorien entscheiden sich aber dementsprechend, dass es sich nur um Kategorien handelt, die eingehendes Geld verbuchen sollen.

Die Kategorien sind in die drei Hauptkategorien "Einnahme", "Privateinlage" und "Steuern" unterteilt.

Einahmenbelegen können ebenfalls Dateien angehängt werden. Analog zu den Ausgabenbelegen können Dateien via Drag and Drop und via konventionellem Upload in die Plattform geladen werden. Außerdem steht auch hier ein Feld für interne Notizen bereit.