Ausgaben- und Einnahmenbelege

Neben Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnungen können in Papierkram auch Einnahme- und Ausgabebelege erstellt und verwaltet werden. Im folgenden werden die verschiedenen Möglichkeiten der Belegerstellung und -verwaltung erklärt.

Ausgabenbelege erstellen

Die Ausgabenbelege finden sich in der Hauptnavigation unter dem Punkt "Ausgaben" -> "Belege" bzw. dem Minus-Symbol. Klickt man auf diesen Punkt, werden alle angelegten Belege aufgelistet.

Einen neuen Beleg erstellt man über den Button "+ neuer Beleg". Nach einem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich die Maske, in der die Informationen des Belegs erfasst werden können.

Die Belegmaske, mit der ein neuer Beleg angelegt werden kann

Unter "Beschreibung/Referenz" kann eine Beschreibung des Belegs angegeben werden.

Die Beschreibung bzw. die Referenz wird später in der Liste der Belege unter der Belegnummer in der Spalte "Belegnummer/Bezeichnung" angezeigt.

Das Feld "Lieferant" muss nicht ausgefüllt werden. Falls Lieferanten angelegt wurden und ein Beleg von einem dieser Lieferanten eingegeben werden soll, kannst dieser Kontakt an dieser Stelle ausgewählt und eingetragen werden. Der Beleg wird dann im jeweiligen Kontakt im Tab "Belege" referenziert.

Das Feld "Herkunftsort" ist ein Pflichtfeld, der voreingestellte Wert ist "Inland". Hier hat man die Wahl zwischen "Inland", "EU" und "Drittland". je nachdem, woher der Beleg kommt, wird durch die Wahl des Herkunftsortes der Mehrwertsteuersatz beeinflusst.

"Datum" und "Zahlungsfrist" sind frei wählbar und werden beide beim Anlegen eines Belegs mit dem aktuellen Datum vorausgefüllt.

Positionen und Kategorien

Unter "Positionen" werden die verschiedenen Positionen des Belegs eingetragen.

Das Feld "Position" ist frei editierbar. Hier wird der Name des Produkts oder der Dienstleistung eingegeben, die auf dem Beleg aufgeführt ist.

Unter "Kategorie" wird ausgewählt, wie der Beleg verbucht werden soll. Grob gibt es die vier Hauptkategorien "Anlage", "Aufwand", "Privatentnahme" und "Steuern". Unter diesen sind die verschiedenen SKR 03 Konten aufgeführt, die nun der Position zugeordnet werden können.

Die Kategorien werden durch ein Infofester, das sich öffnet, sobald man mit der Maus über die jeweilige Kategorie fährt, erklärt.

Die auswählbaren SKR03 Konten bei der Belegerstellung

Unter "Betrag" wird schließlich der Betrag der Position eingegeben, hier kann ausgewählt werden, ob es sich um einen Brutto- oder Nettobetrag handelt und unter "MwSt.", wie hoch der Mehrwertsteuersatz der Position ist. Hier gibt Papierkram die Wahlmöglichkeiten "19 %", "7 %" und "0 %" vor. Ein Klick auf den Button "+ Zeile hinzufügen" fügt eine neue Zeile ein. So können beliebig viele Positionen angelegt werden.

Im Feld "Notiz" können beliebige Notizen und weitere Informationen zum Beleg eingetragen werden.

Dateien als Anhänge zuordnen

Zusätzlich zu den Informationen des Belegs, die in der Maske eingegeben werden können, kann auch der Originalbeleg als Datei angehängt werden.

Einen Beleg, den man auf elektronischem Weg bekommen hat,lädt man ganz einfach als Datei hoch, Belege, die nicht als Datei vorliegen können gescannt oder abfotografiert und anschließend hochgeladen werden. Das Hochladen kann über zwei Wege erfolgen. Entweder klickt man auf den Button "Beleg hochladen" oder man zieht die Datei einfach auf die Fläche mit dem Drag & Drop-Symbol.

Zu einem Beleg können beliebig viele Dateien hochgeladen werden.

Eine Datei als Beleganhang hochladen

Speicherplatz

Je nach gebuchtem Paket steht mehr oder weniger Speicherplatz zur Verfügung

  • FREE: 50 MB,
  • PRO+: 1000 MB,
  • TEAM: 1000 MB,
  • BUSINESS: 2500 MB

Eigenanteil

Bei einem Teil der auswählbaren Kategorien kann ein Eigenanteil, also der Anteil der privaten Nutzung, angegeben werden. Wird ein Konto aus der Kontenliste verwendet, für das ein Eigenanteil angegeben werden kann, wird dieses Feld automatisch eingeblendet. Hier kann der prozentuale Anteil angegeben werden, der nicht steuerlich absetzbar ist, indem der entsprechende Wert eingetragen wird.

Eigenanteil wirkt sich auf alle Positionen im Beleg aus

Besteht ein Beleg aus mehreren Positionen, von denen nur für eine Position ein Eigenanteil angegeben werden soll, dann muss diese Position in einem separaten Beleg erfasst werden. Der Eigenanteil wirkt sich immer auf den gesamten Beleg aus.

Einen Eigenanteil in einem Ausgabebeleg verbuchen

Einen Beleg weiterberechnen

Belege können weiterberechnet werden. Wenn bspw. Anschaffungen oder Dienstleistungen für ein Projekt eingekauft wurden, können diese Positionen dem jeweiligen Projekt zugeordnet und dem Kunden wieder in Rechnung gestellt werden.

Dazu wird die Checkbox bei "Weiterberechnen" unter der weiterzuberechnenden Position aktiviert. Nach dem Aktivieren erscheinen drei Felder. Mit dem Auswahlfeld können Kunde und Projekt zugeordnet werden, im Feld neben "Betrag" wird der Betrag eingetragen, der weiterberechnet werden soll. Im Feld "Rechnungsposten" und "Beschreibung" kann eingegeben werden, wie die Position auf der Rechnung erscheinen soll, die für den Kunden erstellt wird, dem der Betrag weiterberechnet wurde.

Wurde ein Beleg bzw. eine Position eines Belegs weiterberechnet, findet man die entsprechende Position in dem jeweiligen Projekt unter Dokumente -> Belege. Wenn hier mit dem Button "+ Neu erstellen" und der Option "Rechnung aus Zeiten" eine neue Rechnung erstellt wird, erscheint ein Screen, auf dem nicht nur die Zeiteinträge, sondern auch die weiterberechneten Belegpositionen in eine Rechnung überführt werden können.

Einen weiterzuberechnenden Beleg in eine Rechnung übernehmen

Mit einem Klick in die Checkbox in der entsprechenden Zeile wird der Beleg oder der Zeiteintrag ausgewählt und eine Rechnung erstellt, in der diese Items als Positionen aufgeführt werden.

Wiederkehrende Belege

Belege können, ebenso wie Rechnungen, wiederkehrend gemacht werden. Dazu klickt man in einem erstellten Beleg auf den Button "wiederkehrend machen". Es folgt eine Maske, in der die Parameter zur Wiederkehrung erfasst werden können

Einen Beleg wiederkehrend machen

Mit "Aktiv An" und "Aktiv Aus" wird die Wiederkehrung an- und ausgeschaltet und so bspw. pausiert. Unter "Vorlage" wird angezeigt, welcher Beleg als Vorlage dient, hier kann mit einem Klick auf die Belegnummer zum entsprechenden Dokument gewechselt werden.

Unter "Alle" wird der Intervall zwischen den Erstellungsdaten angegeben. Hier kann zwischen "Tagen", "Wochen", "Monaten", "Jahren" und der Anzahl dazu gewählt werden. Mit "Start" und "Ende" schließlich wird angegeben, wann der Beleg das erste Mal erstellt und ab wann die Wiederkehrung gestoppt werden soll.

Einnahmenbelege

Neben Ausgabenbelegen können in Papierkram auch Einnahmebelege angelegt werden. Einnahmenbelege können verwendet werden, wenn es Einnahmen gibt, für die keine Rechnung gestellt wurde, bspw. bei Provisionserlösen, Privateinlagen oder Steuererstattungen.

Einnahmenbelege legt man an unter Einnahmen -> Belege. Hier kann, analog zu den Ausgabenbelegen, mit dem Button "+ Neuer Beleg" ein neuer Beleg angelegt werden.

Die Maske ist identisch mit der Maske für die Erfassung eines Ausgabebelegs, die angebotenen Kategorien entscheiden sich aber dementsprechend, dass es sich nur um Kategorien handelt, die eingehende Zahlungen verbuchen.

Einen Einnahmebeleg anlegen

Die Kategorien sind in die drei Hauptkategorien "Einnahme", "Privateinlage" und "Steuern" unterteilt.

Einahmenbelegen können ebenfalls Dateien angehängt werden. Analog zu den Ausgabenbelegen können Dateien via Drag and Drop und via konventionellem Upload in die Plattform geladen werden. Außerdem steht auch hier ein Feld für interne Notizen bereit.

Zahlung eines Belegs erfassen

Damit ein Beleg für die EÜR und die UStVA wirksam wird, muss eine Zahlung zu einem Beleg erfasst werden. Wurde ein Beleg gespeichert, kann über den Button "Zahlung erfassen" am oberen Rand der Ansicht eine oder mehrere Zahlungen erfasst werden.

Ein gespeicherter Beleg

Klickt man den Button "Zahlung erfassen", öffnet sich ein Dialog, in dem der bezahlte Betrag eingegeben werden kann. Dabei kann der exakte Wert des offenen Betrags eingegeben werden - wenn der Beleg vollständig bezahlt wurde - oder aber es wird ein niedriger bzw. höherer Betrag als der offene Betrag des Belegs erfasst, wenn der bezahlte Betrag den Wert des Belegs unterschreitet (bei Teilzahlung, Zahlung mit Skonto oder Schmälerung) oder übersteigt (Überzahlung durch Mahngebühren).

Zahlungserfassung eines Belegs

Stimmen eingegebener und offener Betrag überein, ist der Beleg nach der Erfassung der Zahlung vollständig bezahlt und wird restlos verbucht.

Achtung

Grundsätzlich gilt: Ist eine Zahlung zu einem Beleg erfasst, kann er nicht mehr geändert oder gelöscht, sondern nur noch storniert werden. Ein abgeschlossener Beleg verhält sich damit analog zu einer abgeschlossenen Rechnung.

Unterzahlung und Überzahlung

Das Formular zur Erfassung einer Zahlung ändert sich, je nachdem, ob der Wert der Zahlung den Wert des offenen Betrages überschreitet oder unterschreitet.

Teilzahlungen, Skonto, Schmälerung

Ist der eingegebene Wert geringer als der Gesamtbetrag des Belegs, wird der Beleg zu diesem Zeitpunkt also nur teilweise bezahlt, werden verschiedene Optionen eingeblendet.

In einer Liste kann aus den Optionen "Teilzahlung", "Skonto", "Sonstige" und "Schmälerung" ausgewählt werden. Wird an dieser Stelle die Option "Teilzahlung" ausgewählt, dann ist der Beleg nur teilweise bezahlt und der Restbetrag kann zu einem späteren Zeitpunkt gebucht werden.

Verbuchung einer Teilzahlung

Wird nur ein Teil des Gesamtbetrags eines Belegs gebucht, fließt dieser ganz normal zum Zeitpunkt der Buchung in die Buchhaltung ein, auch, wenn der Restbetrag gar nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt gebucht werden sollte.

Alle Zahlungen zu einem Beleg werden unter dem Punkt "Zahlungen" mit dem entsprechenden Eingangsdatum und der Höhe des verbuchtes Betrages dargestellt.

Die anderen Optionen "Skonto", "Sonstige" und "Schmälerung" lassen keinen Teilbetrag offen. Der Beleg ist bei der Auswahl einer dieser Punkte mit dem eingegeben Betrag vollständig abgeschlossen und verbucht.

Teilzahlung eines Belegs

Überzahlung

Ist der eingegebene Betrag höher als der Gesamtbetrag des Belegs, wird eine Warnung von Papierkram ausgegeben. Außerdem wird die Option "Mahnung" eingeblendet. Wenn also ein Beleg inklusive einer Mahngebühr verbucht werden muss, wird der erhöhte Betrag eingegeben und die Option "Mahnung" ist automatisch gesetzt.

Überzahlung eines Belegs

Stornierung von festgeschriebenen Belegen

Wurde eine Zahlung zu einem Beleg erfasst, kann der Beleg – wie eine abgeschlossene Rechnung – nicht mehr geändert oder gelöscht, sondern nur noch storniert werden. Alle Buchungen bleiben im System erhalten und sind so jederzeit nachvollziehbar.

Hinweis zu einem festgeschriebenem Beleg

Ist ein Beleg festgeschrieben, wird dieser Zustand über eine Infoleiste über dem Inhaltsbereich der Belegansicht angezeigt. Dort findet sich dann der Hinweis

Festgeschrieben: Dieses Dokument ist nicht mehr änderbar.

Ein festgeschriebener Beleg

Muss ein Beleg dennoch nach dem Festschreiben geändert werden, besteht die Möglichkeit einer Stornierung. Unter "mehr" kann die Option "stornieren" ausgewählt werden und der Beleg kann, analog zu abgeschlossenen Rechnungen, storniert werden.

Wird ein Beleg storniert, werden zwei Optionen angezeigt. "Stornieren: zu heute" und "Stornieren: zum ursprünglichen Buchungstag". Im Folgenden wird näher auf diese beiden Möglichkeiten eingegangen.

Stornierung zum heutigen Datum

Stornierung eines Belegs zum aktuellen Datum

Bei einer Stornierung zum heutigen Datum wird die Stornobuchung zu dem Datum vorgenommen, an dem der Klick auf den Button ausgeführt wurde. Das kann Auswirkungen auf die EÜR und die UStVA nach sich ziehen. Wurde bspw. eine Zahlung zu einem Beleg am 28.12.2019 erfasst und die Stornierung am 02.01.2020 vorgenommen, verbleibt die ursprüngliche Buchung in der EÜR für das Jahr 2019. Die Stornobuchung gleicht diese dann erst in der EÜR 2020 wieder aus.

Wird diese Option gewählt, erscheint der Hinweis

Stornieren: zu heute

Bitte beachte, dass jede Generalumkehr eines Belegs zu einer Anpassung in der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. der Einnahmeüberschussrechnung zum Zeitpunkt des Stornos führt. Hierdurch fällt der Buchungszeitpunkt und der Stornozeitpunkt auseinander. In der Regel ist keine eigenverantwortliche Korrektur notwendig.

Stornierung zum ursprünglichen Buchungstag

Stornierung eines Belegs zum ursprünglichen Buchungstag

Wählt man die Option "Stornieren: zum ursprünglichen Buchungstag", wird die Stornobuchung zu dem Datum ausgeführt, an dem der Beleg ursprünglich verbucht, also die Zahlung erfasst wurde. Buchung und Stornobuchung werden also auch bei einer Stornierung in einem anderen EÜR- oder UStVA-Intervall zum selben Tag vorgenommen und gleichen sich am selben Tag aus.

Wird diese Option gewählt, erscheint der Hinweis

Stornieren: zum ursprünglichen Buchungstag

Bitte beachte, dass jede Generalumkehr eines Belegs zu einer rückwirkenden Anpassung der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. der Einnahmeüberschussrechnung für bereits vergangene Zeiträume führen kann. Hier sind die gegebenenfalls erforderlichen Korrekturmeldungen eigenverantwortlich vorzunehmen.

Generell gilt bei Stornos in Papierkram folgender Hinweis

Sehr, sehr wichtiger Hinweis!

Bitte beachte diese Hinweise und überlege Dir gut, welche Option Du wählst. Eine Stornierung ist unwiderruflich".

Stornierung eines stornierten Belegs

Hast Du einen Beleg bereits zum aktuellen Datum storniert und möchtest diesen aber rückwirkend zum ursprünglichen Buchungsdatum stornieren, ist das auch möglich. Du wählst im stornierten Beleg ein weiteres Mal "stornieren" aus. Es erscheint der Hinweis "Durch das Stornieren dieses Dokuments werden die Zahlungen zum Ursprungsdatum umgekehrt". Du kannst also auch die Buchungen und Stornobuchungen, die ursprünglich verschiedenen Intervallen zugeordnet wurden, nachträglich ändern, so dass Buchung und Stornobuchung zum selben Tag vorgenommen werden.

Stornierung eines stornierten Belegs

Hast Du also einen Beleg, der 2019 verbucht wurde, in 2020 storniert und Du möchtest korrigieren, dass die Buchungen in verschiedenen Intervallen liegen, kannst Du das nachträglich über eine Generalumkehr zum ursprünglichen Datum ändern.