Ausgabe- und Einnahme-Belege

Mit Papierkram ist eine einfache, aber effektive Verwaltung deiner Belege möglich. Bei Papierkram wird zwischen Ausgabe- und Einnahmebelegen unterschieden. Die Ausgabebelege findest Du unter  dem Punkt "Ausgaben" bzw. "-" und die Einnahmebelege unter dem Punkt "Einnahmen" bzw. "+". Klickst du dort auf "Belege", werden dir jeweils alle Ausgabe- oder Einnahmenbelege aufgelistet. Die Liste kann wie alle Listen bei Papierkram mit der Filterfunktion links neben dem Suchfeld nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden und mit einem Klick auf die Begriffe in der Kopfzeile der Tabelle kannst Du die Liste sortieren. Über die Suchfunktion kannst du gezielt nach Belegen suchen.

Belege in dieser Liste können archiviert oder gelöscht werden, indem du die Checkbox am linken Rand aktivierst und oben links auf den Button "Löschen" oder "Archivieren" klickst oder indem du den kleine Pfeil rechts neben der Checkbox anklickst, der erscheint, wenn du mit der Maus über die Zeile des jeweiligen Belegs fährst und hier "Löschen" oder "Archivieren" wählst.

Belege löschen
Belege können gelöscht werden, wenn der Status "offen" ist. Belege, die als bezahlt markiert sind, können nicht gelöscht werden. Wenn du einen Beleg löschen möchtest, der zuvor als "bezahlt" markiert wurde, musst du diesen Status ändern, indem du das Häkchen an der Checkbox "Zahlung erfolgt am" und das Datum aus dem Datumfeld darunter entfernst. Nach dem Speichern kann der Beleg dann gelöscht werden.

Im Folgenden beschreiben wir, wie man einen Ausgabebeleg anlegt. Für Einnahmebelege ist die Vorgehensweise analog, nur dass die Erfassung auf einer anderen Seite erfolgt. Die zur Verfügung stehenden Kategorien, in die die Positionen des Belegs einsortiert werden können, unterscheiden sich natürlich zwischen Ausgabe- und Einnahmebelegen. Je nachdem, wo man sich befindet, sind nur Ausgabe- oder nur Einnahmekategorien möglich.

Einen neuen Beleg anlegen

Mit dem Button "+ Neuer Beleg" kommst du in die Maske, in der du einen neuen Beleg anlegst.

Einen Beleg in Papierkram erstellen

Unter "Notiz" kannst du eine Beschreibung des Belegs angeben. Die Notiz ergibt in der Liste der Belege den Namen. Das Feld "Lieferant" muss nicht ausgefüllt werden. Falls du Lieferanten angelegt hast und einen Beleg von einem dieser Lieferanten eingeben möchtest, kannst du hier diesen Kontakt auswählen.
Das Feld "Herkunftsort" ist ein Pflichtfeld, der voreingestellte Wert ist "Inland". Hier hast du die Wahl zwischen "Inland", "EU" und "Drittland". je nachdem, woher der Beleg kommt, wird hier der Betrag der MwSt. beeinflusst.
"Datum" und "Zahlungsfrist" sind frei wählbar und werden beide beim Anlegen eines Belegs mit dem aktuellen Datum vorausgefüllt.

Unter "Positionen" gibst Du die Positionen deines Belegs ein. Das Feld "Position" ist frei editierbar. Hier gibst du den Namen des Produkts oder der Dienstleistung ein, die auf deinem Beleg aufgeführt ist. Unter "Kategorie" wählst du, wie Dein Beleg verbucht werden soll. Grob gibt es die fünf verschiedene Hauptkategorien "Anlage", "Aufwand", "Privateinlage/Privatentnahme" und "Steuern". bei der Erstellung eines Einnahmebelegs stehen die Hauptkategorien "Einnahme", "Privateinlage" und "Steuern" zur Verfügung. Unter diesen sind die verschiedenen Kategorien aufgeführt, die du nun der Position auf dem Beleg zuordnest. Die meisten Kategorien werden durch ein Infofester, das sich öffnet, sobald man mit der Maus über die jeweilige Kategorie fährt, erklärt.

Eine Kategorie für eine Belegposition in Papierkram auswählen

Unter "Betrag" gibst du schließlich den Betrag der Position ein, hier kannst du wählen, ob der Betrag brutto oder netto ist und unter "MwSt." wählst du, wie hoch der Mehrwertsteuersatz der Position ist. Hier hast du die Wahlmöglichkeiten "19 %", "7 %" und "0 %". Ein Klick auf den Button "+ Zeile hinzufügen" fügt eine neue Zeile ein. So können beliebig viele Positionen angelegt werden.
Unter "Weitere Angaben" kann der private Anteil des Beleges angegeben werden. Abgesetzt werden können nur Betriebsausgaben.

Nachdem du alle Einträge vorgenommen hast, kannst du den Originalbeleg als Datei dazu anhängen. Wenn du den Beleg auf elektronischem Weg bekommen hast, lädst du das Dokument einfach hoch, Belege, die nicht als Datei vorliegen kannst Du scannen oder abfotografieren und danach hochladen. Das Hochladen kannst du über zwei Wege vornehmen. Entweder klickst du auf den Button "Beleg hochladen" oder du ziehst die Datei einfach auf die Fläche mit dem Drag & Drop-Symbol.

Dateien per Drag & Drop bei Papierkram hochladen

Je nach gebuchtem Paket steht mehr oder weniger Speicherplatz zur Verfügung

FREE: 50 MB,
PRO: 500 MB,
PRO+: 1000 MB,
TEAM: 1000 MB,
BUSINESS: 2500 MB

Du solltest also darauf achten, dass du die Größe der Dateien möglichst klein hältst. Wenn jeder Beleg ein Foto mit 2 MB enthält, ist der Speicherplatz schnell aufgebraucht.

Einen Beleg weiterberechnen

Du kannst Belege weiterberechnen. Wenn du bspw. Anschaffungen oder Dienstleistungen für ein Projekt eingekauft hast, kannst du diese Positionen dem jeweiligen Projekt zuordnen und dem Kunden wieder in Rechnung stellen. Dazu klickst Du das kleine Häkchen bei "Weiterberechnen" unter der weiterzuberechnenden Position an. Nach dem Aktivieren erscheinen drei Felder. Mit dem Auswahlfeld kannst du Kunde und Projekt zuordnen, im Feld neben "Betrag" trägst du den Betrag ein, der weiterberechnet werden soll. Im Feld "Rechnungsposten" und "Beschreibung" kannst du eingeben, wie die Position auf der Rechnung erscheinen soll, die du dem Kunden schreibst, dem du den Betrag weiterberechnest.

Hast Du einen Beleg weiterberechnet, findest du die entsprechende Position in dem jeweiligen Projekt unter Dokumente -> Belege. Wenn du hier mit dem Button "+ Neu" und der Option "Neue Rechnung aus Zeiten" eine neue Rechnung erstellst, erscheint ein Screen, auf dem du nicht nur die Zeiteinträge sondern auch die weiterberechneten Belegpositionen in eine Rechnung überführen kannst.

Zeiteinträge und weiterberechnete Belege in papierkram in eine Rechnung überführen

Mit einem Klick in die Checkbox in der entsprechenden Zeile wählst Du den Beleg oder den Zeiteintrag aus und erstellst eine Rechnung, in der diese Items als Positionen aufgeführt werden.

Wiederkehrende Belege

Belege können ebenso wie Rechnungen wiederkehrend gemacht werden. Dazu klickst du in einem erstellten Beleg auf den Button "Wiederkehrend machen". Es folgt eine Maske, in der du die Parameter zur Wiederkehrung erfassen kannst.

Einen Beleg in Papierkram wiederkehrend machen

Mit "Aktiv An" und "Aktiv Aus" kannst du die Wiederkehrung an- und ausschalten und so bspw. pausieren. Unter "Vorlage", siehst du, welcher Beleg als Vorlage dient, hier kannst du mit einem Klick auf die Belegnummer auch gleich zum entsprechenden Dokument wechseln. Unter "Alle" gibst du den Intervall zwischen den Erstellungsdaten an. Hier kann zwischen "Tagen", "Wochen", "Monaten", "Jahren" und der Anzahl dazu gewählt werden. Mit "Start" und "Ende" schließlich gibst du an, wann der Beleg das erste Mal erstellt und ab wann die Wiederkehrung gestoppt werden soll.

Weiter zu EÜR und UStVA