Angebote erstellen

Aufwändiges Schreiben, Erstellen und Versenden von Angeboten wird durch Papierkram obsolet. Insbesondere beim Anfertigen von Dokumenten wird die Arbeitserleichterung durch Papierkram deutlich. Zu den Angeboten wechselt man, indem man im Hauptmenü unter Einnahmen, bzw. "+", auf "Angebote" klickt. Sind bereits Angebote geschrieben worden, findet sich hier eine Liste aller bereits angelegter und versendeter Angebote und Angebotsentwürfe, die durch die bei Papierkram üblichen Sortier-, Filter- und Suchmöglichkeiten angepasst werden kann.

Angebot erstellen

Mit einem Klick auf den Button "+ Neues Angebot" wird ein neues Angebot erstellt. Es öffnet sich ein Screen mit einem leeren Angebot.

Ein neues Angebot erstellen

Um ein Angebot schreiben zu können, muss zunächst ein Kunde vorhanden sein, an den das Angebot gerichtet ist.

Ist der Kunde bereits in Papierkram erfasst, kann er hier mit einem Klick auf das Feld "+ Neuer Kunde" gesucht und eingetragen werden. Ist der Kunde noch nicht in die Kundendatenbank eingetragen, kann er mit den darunterliegenden Felder erfasst werden. Dabei werden nicht nur die Daten des Adressaten des Angebots erfasst, sondern der Kunde wird auch als neuer Eintrag in der Kundendatenbank hinterlegt, bekommt eine Kundennummer und kann dort später vervollständigt und weiter bearbeitet werden.

Der Betreff ist ein optionales Feld. Hier können Texte oder Kennungen frei eingegeben werden, es gibt an dieser Stelle keine Vorgaben und Einschränkungen vom System.

Angebotsentwurf

Unter der Angebotsnummer steht zunächst nur "Entwurf", eine Angebotsnummer wird erst vergeben, wenn das Angebot abgeschlossen wird. Solange das Angebot den Status "Entwurf" hat, kann es beliebig verändert und bearbeitet werden. Nach dem Abschluss ist dies nicht mehr möglich. Die Kundenummer wird automatisch eingetragen und das Datum kann frei gewählt werden.

Der Grußtext ist ein frei editierbarer Text, der mit einem Klick auf den Bereich geändert und für das jeweilige Angebot individualisiert werden kann. Der voreingestellte Text findet sich unter Einstellungen -> Dokumentvorlagen in der entsprechenden Vorlage und kann dort angepasst werden. In den Freitexten können Platzhalter verwendet werden. Durch die Eingabe von zwei geschweiften Klammern erscheint eine Auswahl an möglichen Platzhaltern. Eine Liste mit allen verfügbaren Platzhaltern findet sich im Anhang des Dokuments.

Die Positionen können entweder durch die unter Einstellungen > Waren und Dienstleistungen hinterlegten Einträge erstellt werden, hierzu tippst du einfach die Anfangsbuchstaben des jeweilige Produkts oder der Dienstleistung ein, oder die Einträge können frei eingetragen werden, ohne die voreingestellten Werte zu nutzen. Mit einem Klick auf das Dokumentensymbol rechts neben dem Textfeld kann eine lange Beschreibung hinzugefügt werden. Auch diese speist sich aus den Inhalten die bei Waren und Dienstleistungen eingetragen sind, kann aber auch hier bearbeitet werden.

Übernimmt man voreingestellte Werte in den Positionen, werden die Einträge für Einheit, Steuersatz und Preis übernommen, aber auch diese Einträge können an dieser Stelle editiert werden, ohne dass dies in den Waren und Dienstleistungen übernommen wird.

Es können aber auch alle Inhalte für jede Position ganz individuell nur für dieses Angebot eingegeben werden. Durch einen Klick auf "Neue Position" kann das Angebot mit beliebig vielen Positionen erweitert werden.

Der Netto- und Gesamtpreis sowie die MwSt. wird automatisch aus den eingegebenen Positionen errechnet. Das Feld "Dank oder Kommentar" wiederum ist frei editierbar bzw. kann in den Dokumentvorlagen mit einem Standardtext versehen werden.

Das Feld "Notizen" ist für interne Kommentare oder Notizen gedacht. Die Inhalte sind auf dem abgeschlossenen Angebot nicht zu sehen.

Angebot abschließen

Ist das Angebot fertig erstellt, muss es abgeschlossen werden, bevor das PDF-Dokument heruntergeladen oder über das System erstellt werden kann.

Solange das Angebot nicht abgeschlossen ist, bleibt es im Entwurfsstatus und kann geändert, weiter bearbeitet und auch gelöscht werden. Nach dem Abschließen wird eine Angebotsnummer vergeben und das Angebot kann nicht mehr geändert oder gelöscht, sondern nur noch storniert werden.

Unmittelbar nach dem Klick auf "Abschließen" wird eine Auswahlmöglichkeit angezeigt, ob das Angebot direkt aus Papierkram heraus oder manuell über einen externen Mailclient verschicken werden soll. Wählt man "Per E-Mail", wird die E-Mailadresse des Kunden, ein Standardbetreff und ein Standardtext eingetragen. Betreff und Text der E-Mail können vor dem Absenden beliebig editiert werden.

Ein Angebot abschließen

Wählt man "selbst verschicken", kann das PDF entweder per E-Mail Anhang oder natürlich ausgedruckt und als Brief verschickt werden. Wählt man "Per E-Mail" aus, wird das Dokument über das System an die Mailadresse des Kunden gesendet. Das Angebot wird dieser E-Mail als PDF-Datei angehängt und für die E-Mail wird ein Standardbetreff und Standardtext erstellt. Bevor die E-Mail versendet wird, hat man die Möglichkeit, Betreff, Text und die Mailadresse zu ändern, falls das Angebot nicht an die Standardadresse des Kunden versendet werden soll.