Angebote schreiben

Mit Papierkram wird das oftmals aufwändige Schreiben und Versenden von Angeboten zum Kinderspiel.
Zu den Angeboten wechselt man, indem man im Hauptmenü unter Einnahmen, bzw. "+", auf "Angebote klickt. Sind bereits Angebote geschrieben worden, findet sich hier eine Liste aller bereits angelegter und versendeter Angebote und Angebotsentwürfe, die durch die bei Papierkram üblichen Sortier-, Filter- und Suchmöglichkeiten angepasst werden kann.
Mit einem Klick auf den Button "+ Neues Angebot" wird ein neues Angebot erstellt. Es öffnet sich ein Screen mit einem leeren Angebot.

Ein Angebot in Papierkram schreiben
Um ein Angebot schreiben zu können, muss zunächst ein Kunde vorhanden sein, an den das Angebot gerichtet ist.
Ist der Kunde bereits in Papierkram erfasst, kann er hier mit einem Klick auf das Feld "+ Neuer Kunde" gesucht und eingetragen werden. Ist der Kunde noch nicht in die Kundendatenbank eingetragen, kann er mit den darunterliegenden Felder erfasst werden. dabei werden nicht nur die Daten des Adressaten des Angebots erfasst, sondern der Kunde wird auch als neuer Eintrag in der Kundendatenbank hinterlegt, bekommt eine Kundennummer und kann dort später vervollständigt und weiter bearbeitet werden.

Der Betreff ist ein Feld, das ausgefüllt werden kann, aber nicht muss. Hier können Texte oder Kennungen frei eingegeben werden.
Unter der Angebotsnummer steht zunächst nur "Entwurf", eine Angebotsnummer wird erst vergeben, wenn das Angebot abgeschlossen wird. Solange das Angebot den Status "Entwurf" hat, kann es beliebig verändert und bearbeitet werden. Nach dem Abschluss ist dies nicht mehr möglich. Die Kundenummer wird automatisch eingetragen und das Datum kann frei gewählt werden.

Der Grußtext ist ein frei editierbarer Text, der mit einem Klick auf den Bereich geändert und für das jeweilige Angebot individualisiert werden kann. Der voreingestellte Text findet sich unter Einstellungen -> Dokumentvorlagen und kann hier angepasst werden. In den Freitexten können Platzhalter verwendet werden. Durch die Eingabe von zwei geschweiften Klammern erscheint eine Auswahl an möglichen Platzhaltern eine Liste mit allen verfügbaren Platzhaltern findest du hier.

Die Positionen können entweder durch die unter Einstellungen -> Waren und Dienstleistungen hinterlegten Einträge erstellt werden, hierzu tippst du einfach die Anfangsbuchstaben des jeweilige Produkts oder der Dienstleistung ein, oder die Einträge können frei eingetragen werden, ohne die voreingestellten Werte zu nutzen. Mit einem Klick auf das Dokumentensymbol rechts neben dem Textfeld kann eine lange Beschreibung hinzugefügt werden. Auch diese speist sich aus den Inhalten die bei Waren und Dienstleistungen eingetragen sind, kann aber auch hier bearbeitet werden.
Übernimmt man voreingestellte Werte in den Positionen, werden die Einträge für EinheitSteuersatz und Preis übernommen, aber auch diese Einträge können an dieser Stelle editiert werden, ohne dass dies in den Waren und Dienstleistungen übernommen wird.
Du kannst aber auch alle Inhalte für jede Position ganz individuell nur für dieses Angebot eingeben.
Durch einen Klick auf "Neue Position" kannst du das Angebot durch beliebig viele Positionen erweitern.

Der Netto- und Gesamtpreis sowie die MwSt. wird automatisch aus den eingegebenen Positionen errechnet. Das Feld "Dank oder Kommentar" wiederum ist frei editierbar bzw. kann in den Dokumentvorlagen mit einem Standardtext versehen werden.

Das Feld "Notizen" ist für interne Kommentare oder Notizen gedacht. Die Inhalte sind auf dem abgeschlossenen Angebot nicht zu sehen.

Ein Angebot in Papierkram ausfüllen

Angebot abschließen

Nachdem du das Angebot gespeichert hast, siehst Du alle Informationen, die du in das Dokument aufgenommen hast. Mit einem Klick auf "PDF" kannst Du sehen, wie das Angebot als PDF-Dokument aussieht, wenn es den Kunden erreicht. Hier hast du die Wahl, eine Vorschau mit oder ohne hinterlegtes Briefpapier anzusehen. Diese Option steht dir nur zur Verfügung, wenn du das Briefpapier nutzt.

Sollte etwas in deinem Angebot nicht stimmen, kannst du es an dieser Stelle weiter bearbeiten. Mit einem Klick auf "Speichern" kommst du immer wieder zur Entwurfsansicht und kannst das Dokument prüfen.

Das Angebot ist jedoch immer noch ein Entwurf, was durch einen grauen Streifen mit dem Text "Entwurf" in der linken oberen Ecke gekennzeichnet wird. Erst durch einen Klick auf den Button "Abschließen" wird eine Angebotsnummer vergeben und das Dokument kann nicht mehr verändert werden. Unmittelbar nach dem Klick auf "Abschließen" bekommst Du eine Auswahlmöglichkeit, ob Du das Angebot direkt aus Papierkram heraus oder selbst verschicken möchtest. Wählst du "Per E-Mail", wird die E-Mailadresse deines Kunden, ein Standardbetreff und ein Standardtext eingetragen. Betreff und Text der E-Mail können vor dem Absenden beliebig editiert werden. Wählst Du "selbst verschicken", kannst du das PDF entweder mit deinem E-Mail Client als Anhang  verschicken oder natürlich aus ausdrucken und in einen Briefumschlag stecken. In beiden Fällen wird es vom System als versendet markiert.

Ein Angebot mit Papierkram versenden

Angenommen oder abgelehnt

Ist das Angebot verschickt, wird es in der Liste der Angebote als verschickt geführt. Und auch im Dokument selbst wird dies durch einen Hinweis und dem Versanddatum in der linken oberen Ecke angezeigt. Das Angebot kann nun vom Kunden angenommen oder abgelehnt werden. Daher werden bei verschickten Angeboten im Seitenkopf zwei Buttons angezeigt, mit denen man das Angebot als "Angenommen" oder als "Abgelehnt" markieren kann.

Wird das Angebot abgelehnt (wir hoffen nicht, dass du jemals diesen Knopf drücken musst), passiert nicht viel, außer dass das es als  abgelehnt markiert wird und ein neuer Button "Nachträglich bearbeiten" erscheint, mit dem du eine neue Version des Angebots erstellen kannst. Das alte Angebot wird dadurch storniert und eine neue Version mit denselben Positionen wird angelegt und kann wieder bearbeitet werden.

Bekommst du eine positive Rückmeldung und klickst auf den Button "Angenommen", wird das Angebot in der Übersicht und im Dokument als angenommen markiert und du hast eine Reihe von Optionen, wie du mit dem Angebot weiter verfährst.
Unter dem Button "Mehr" im rechten Seitenkopf kannst Du direkt eine Rechnung erstellen, das Angebot nochmals verschicken, eine Angebotsbestätigung generieren, das Angebot nachträglich bearbeiten (auch hier wird das Originalangebot storniert), das Angebot doch als abgelehnt markieren, duplizieren oder archivieren.
In den meisten Fällen wirst du jedoch den Button "Projekt erstellen" daneben verwenden. Hier kannst Du aus einem Angebot direkt ein Projekt erstellen, das bereits mit dem jeweiligen Kunden verknüpft ist und das die Angebotssumme als Budget übernimmt. Wie Du mit einem Projekt weiter verfährst, liest du hier.

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